Com a chegada do segundo semestre de 2024, é o momento ideal para as empresas pensarem na automatização da entrada de NFSe.
Além de reduzir custos, essa automação traz outros grandes benefícios, como a diminuição de erros humanos e a melhoria na eficiência dos processos.
Pensando em auxiliar a sua empresa, preparamos esse artigo para que você possa tirar suas dúvidas sobre o tema:
Por que automatizar a entrada de NFSe em 2024?
Automatizar a entrada de NFSe em 2024 é essencial para empresas que buscam aumentar a eficiência, reduzir erros manuais e garantir a conformidade com as regulamentações fiscais.
Com a automação, as empresas podem otimizar seus processos contábeis, liberar recursos para atividades mais estratégicas e melhorar a precisão e a segurança dos dados, resultando em uma gestão financeira mais ágil e eficaz.
Redução de erros manuais
Processar notas fiscais manualmente é um trabalho árduo e propenso a erros, que podem causar problemas fiscais e financeiros.
A automação elimina a maioria desses erros, garantindo que os dados sejam inseridos corretamente e com precisão, aumentando a confiança nos registros fiscais e reduzindo a necessidade de retrabalho e correções.
Eficiência operacional
A automação permite lidar com grandes volumes de dados rapidamente, liberando tempo para que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas e produtivas. Isso melhora a eficiência operacional e a produtividade da equipe.
Conformidade fiscal
Sistemas automatizados são constantemente atualizados para refletir as últimas normas fiscais, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as leis vigentes.
Isso evita multas e penalidades decorrentes de erros ou atrasos no cumprimento das obrigações fiscais.
Economia de tempo e recursos
A automação reduz a necessidade de intervenção manual, permitindo que os recursos humanos sejam alocados para áreas mais estratégicas do negócio.
Além disso, resulta em economia de custos operacionais ao diminuir a necessidade de contratação de pessoal para essas tarefas.
Agilidade na tomada de decisões
Com informações precisas e em tempo real, a automação facilita a análise de dados fiscais, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e informada, essencial para manter a competitividade em um ambiente de negócios dinâmico.
Melhoria no relacionamento com fornecedores
A automação melhora o relacionamento com fornecedores, garantindo que as notas fiscais sejam processadas e pagas pontualmente, fortalecendo as parcerias estratégicas.
Sustentabilidade e redução de papel
A adoção da automação contribui para práticas mais sustentáveis, reduzindo a necessidade de documentos em papel e simplificando a gestão e o armazenamento de documentos.
Quais são as grandes dificuldades do recebimento de NFSe?
Receber e processar Notas Fiscais de Serviços eletrônicas é um grande desafio para as empresas, confira quais são os principais:
Variedade de formatos e padrões
Uma das maiores dificuldades é a variedade de formatos e padrões utilizados pelas prefeituras para emitir NFSe.
Cada município tem suas próprias especificações, o que complica a integração dos dados no sistema de gestão da empresa.
Essa diversidade exige que as empresas tenham sistemas flexíveis e capazes de lidar com múltiplos formatos, aumentando a complexidade do processo.
Erros de digitação e informações incompletas
Mesmo com a emissão eletrônica, é comum que notas fiscais cheguem com erros de digitação ou informações incompletas.
Esses erros costumam causar atrasos no processamento e na validação das notas, além de aumentar o risco de multas e autuações.
Além disso, corrigir essas falhas manualmente consome tempo e recursos, impactando a eficiência operacional.
Controle e armazenamento de documentos
Gerenciar o armazenamento e o controle de um grande volume de NFSe é outra dificuldade comum, uma vez que garantir que todos os documentos estejam devidamente arquivados e acessíveis quando necessário é um desafio para as empresas que recebem um grande número de notas diariamente.
A falta de um sistema de armazenamento eficiente pode levar à perda de documentos e dificuldades na recuperação de informações.
Integração com sistemas internos
Integrar as NFSe recebidas com os sistemas internos de gestão, como ERP e contabilidade, pode ser um processo complexo.
Muitas vezes, os sistemas não são compatíveis ou não possuem a flexibilidade necessária para uma integração eficiente, resultando em processos manuais e demorados, que podem comprometer a eficiência e a precisão dos dados.
Análise e reconciliação de dados
A análise e a reconciliação de dados fiscais são etapas críticas e desafiadoras. Comparar as informações das NFSe com os registros internos para garantir a consistência e a precisão pode ser uma tarefa demorada e suscetível a erros.
A falta de ferramentas adequadas para realizar essa análise de forma eficiente aumenta o risco de discrepâncias e problemas fiscais.
Padrão Nacional para NFSe: desafios e soluções
A padronização nacional para a emissão de NFSe tem sido uma meta almejada há tempos, mas a ausência de um modelo único ainda representa uma das principais dificuldades para empresas e prefeituras.
Cada município no Brasil possui seu próprio formato e sistema de emissão de NFSe, o que complica a integração e o processamento dessas notas de forma automatizada.
Embora exista uma iniciativa para criar um documento de modelo único, a implementação depende de cada prefeitura ajustar seu programa para atender a essa demanda.
Modelo centralizado e principais dores
A ausência de um modelo unificado de NFSe resulta em uma série de desafios operacionais para as empresas.
Cada prefeitura pode alterar seus padrões de emissão a qualquer momento, exigindo ajustes constantes nos sistemas de captura de NFSe.
Sem um parceiro atento a essas mudanças, as empresas correm o risco de interromper seus processos fiscais.
Além disso, confiar na SEFAZ para resolver todos os problemas de automação de NFSe não é uma opção viável, dada a complexidade e a variabilidade dos padrões municipais.
Pensando nisso, a Oobj desenvolveu um layout padrão que busca centralizar e unificar a captura de NFSe, proporcionando uma solução eficaz para as empresas.
Com esse modelo, ao importar documentos para o ERP, os clientes lidam com um único formato, simplificando o processo e aumentando a eficiência.
No entanto, manter a captura ativa é um desafio constante devido às frequentes mudanças nos padrões municipais, por isso, a solução Recebe NFSe da Oobj garante que, mesmo com essas mudanças, o cliente continue operando sem interrupções.
Como está o progresso e status da iniciativa nacional para o padrão de NFSe?
Os testes para o modelo único de NFSe começaram há algum tempo, com alguns municípios participando como beta testers.
O Fisco determinou que, a partir de setembro do ano passado, todas as empresas deveriam emitir pelo ambiente nacional, independentemente do município. Isso gerou um aumento significativo na emissão de notas por MEIs.
No entanto, o processo de adesão dos municípios é gradual e complexo. Até a última atualização, mais de mil municípios estavam inscritos, mas apenas 25 estavam operando ativamente no novo sistema.
Como resolver os desafios do recebimento de NFSe?
Resolver os desafios associados ao recebimento de Notas Fiscais de Serviços eletrônicas (NFSe) requer a implementação de estratégias e de uma solução que atenda as dores do seu negócio. Confira como superar esses obstáculos e melhorar a gestão de NFSe na sua empresa.
Adotar soluções de automação
A automação é uma das soluções mais eficazes para lidar com os desafios do recebimento de NFSe.
Implementar sistemas que automatizam o processamento, validação e integração das notas fiscais reduz os erros manuais e melhorar a eficiência operacional.
Além disso, as soluções de automação também ajudam a garantir a conformidade com o fisco, atualizando-se automaticamente com as mudanças nas leis.
Sistemas de OCR e inteligência artificial
Tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e inteligência artificial podem ser integradas para capturar e processar informações das NFSe de maneira rápida e precisa.
Essas tecnologias permitem a extração automática de dados, minimizando a necessidade de intervenção manual e reduzindo a possibilidade de erros.
Centralização e padronização de processos
Centralizar e padronizar os processos de recebimento de NFSe é fundamental para melhorar a eficiência e a consistência.
Por isso, adotar um sistema unificado que permita o recebimento e a gestão de todas as notas fiscais em um único lugar facilita o controle e o monitoramento das operações.
Implementação de um ERP integrado
Um sistema ERP integrado pode simplificar a gestão de NFSe, centralizando todas as operações fiscais e financeiras.
Com um ERP, as informações das notas fiscais são automaticamente sincronizadas com os registros internos, facilitando a análise e a reconciliação de dados.
Uso de ferramentas de gestão
Ferramentas de gestão são essenciais para o armazenamento e o controle eficiente das NFSe.
Esses sistemas permitem o arquivamento seguro e organizado dos documentos fiscais, facilitando a recuperação e a consulta das informações quando necessário.
Além disso, oferecem recursos de backup e segurança, protegendo os dados contra perda ou danos.
Monitoramento e auditoria contínua
Implementar práticas de monitoramento e auditoria contínua ajuda a garantir a conformidade e a precisão das informações fiscais.
Realizar auditorias regulares permite identificar e corrigir possíveis discrepâncias, além de assegurar que os processos estejam funcionando de acordo com as normas e regulamentações.
Além disso, o monitoramento contínuo também facilita a identificação de áreas que precisam de melhorias e ajustes, aumentando a saúde da empresa.
Como a Oobj pode ajudar minha empresa nesse momento?
A automação do recebimento de NFSe em 2024 é uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas e eficientes.
Por isso, você pode contar com o Recebe NFSe da Oobj que transforma a maneira como sua empresa lida com notas fiscais de serviço.
Emissão, armazenamento, gestão e monitoramento das de Notas Fiscais de Serviço em um único lugar.
Centralize o recebimento e converta as NFSe em um layout padrão, simplificando processos e reduzindo custos operacionais com o Oobj NFSe.
Com o Recebe NFSe da Oobj você transforma a maneira como sua empresa lida com notas fiscais de serviço.
✅ Controle e gestão em um só lugar: simplificamos a gestão de todas as NFSe emitidas contra o seu CNPJ, com integração ao seu ERP, incluindo sistemas robustos como SAP e Protheus.
✅ Padronização do layout: transformamos todas as NFSe em layout único, decodificando as informações via OCR, fazendo com que os dados sejam organizados em XML padrão, simplificando ainda mais suas operações fiscais.
✅ Prefeituras no Brasil inteiro: com mais de 1500 prefeituras com captura automática, podemos personalizar nossa solução e atender todas as prefeituras do Brasil, economizando seu tempo para que você foque no que realmente importa.
✅ Relatório de validação SPED: tenha a certeza de que todas as suas notas fiscais estão em conformidade com a legislação no fechamento do mês.
✅ Portal de gestão inteligente: organização e muito mais agilidade para o processo de gerenciamento e armazenamento de NFSe com suporte 24×7 para atender todas as demandas.
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