Notas Técnicas Sefaz: processo de implementação

Confira com detalhes todas as etapas de implementação de Notas Técnicas da Sefaz e separação da equipe para essa atividade.

Desde o momento que uma Nota Técnica da Sefaz nova é divulgada, o processo de implementação no software e módulos fiscais é um caminho longo.

Pensando nisso, vamos falar nesse artigo, sobre cada uma das etapas até a chegar a atualização do sistema, principais dificuldades e formas de facilitar essa demanda. 

Vamos lá:

Responsabilidades na implementação das Notas Técnicas Sefaz

A Oobj atua especificamente com documentos fiscais, por isso, nossos módulos fiscais precisam estar sempre atualizados. 

Além disso, a equipe está sempre se preparando para as mudanças no prazo inicial de vigência estipulado pela Sefaz. Pois é se adequar às alterações com antecedências. O time também se responsabiliza por auxiliar em treinamentos dos clientes e apoiar as empresas que vão passar por cada mudança. 

Devido a essa rotina frequente de atenção às mudanças, temos uma estruturação de atividades e responsáveis por cada demanda.

Veja abaixo: 

Equipe de Produto

Essa equipe é responsável por acompanhar diariamente todas as novidades que são publicadas no portal da Sefaz nacional e também estadual. 

Com isso, se faz necessário também:

• Analisar as Notas Técnicas e avaliar possíveis mudanças no produto
• Comunicar alterações para clientes e equipe interna
• Registro de atividade no Redmine (plataforma utilizada)

Equipe de desenvolvimento

Esse time começa a implementar as mudanças das Notas Técnicas no software. 

Detalhadamente, as atividades incluem:

• Incorporação de novos pacotes de Schemas
• Mapeamento de novos Cstats
• Adaptação de conversor XML Oobj, atualização do Manual de Integração para atender as Notas Técnicas 
• Mapeamento de novas validações (cStat – xMotivo) entre as Mensagens
• Avaliação de necessidade de adaptações nos documentos auxiliares (Danfe) 
• Adaptação de Validador para atender as Notas Técnicas 

Equipe de Teste

As pessoas responsáveis pelos testes, precisam verificar se está tudo certo com as novas implementações realizadas e garantir a atualização de Teste Automatizado para atender a Nota Técnica.

Equipe de Suporte e Implantação

Por último, esse time precisa garantir que os clientes estejam por dentro de todas as atualizações que aconteceram, principalmente, aquelas que forem mais complexa. Ou seja, é de responsabilidade dessa equipe:

• Treinar os clientes sobre mudanças
• Implementar as atualizações nos sistemas dos clientes e parceiros
• Atualizar os Manuais no Portal do Cliente
• Manter em dia a Base de Conhecimento, para facilitar a consulta dos clientes e demais usuários

💡 Base de Conhecimento Oobj: tutoriais, resolução de rejeições, atualizações de NTs e muito mais!

Passos da implementação da Notas Técnicas Sefaz

Entrada da NT

Bom, quando uma nova Nota Técnica é lançada, é necessário :

• Verificar data de Ambiente de Homologação
• Conferir data de Ambiente de Produção
• Verificar data de Desativação
• Analisar as mudanças com time de Dev / Produto

Depois que ficar por dentro daquela NT, será necessário comunicar os clientes da atualização. 

Backlog e mapeamento

Nesse estágio, será necessário organizar todas as atividades de desenvolvimento detalhadas e especificadas, com suas datas de entrega e metas de entregas. De forma geral, existem estas atividades:

• Mapear mudanças no fluxo de Input de documentos: se o sistema tem um receptor de XML ou entrada manual de DFe, se faz necessário priorizar tal campo para receber o XML já atualizado
• Mapear novas validações: ao identificar isso é preciso depois, mapear no sistema
• Atualização documental: aqui, a documentação técnica da empresa precisa ser adaptada para as mudanças, bem como os documentos técnicos, manuais, artigos de blog, tutoriais, entre outros
• Layout: se houver alteração no documento auxiliar, será preciso fazer a modificação com as novas regras
• Suporte: o time do suporte também precisa ser atualizado para ter capacidade de atender aos clientes com as possíveis novas rejeições e dúvidas. 

Implementação de Notas Técnicas Sefaz no Software

Como dito anteriormente, aqui, a implementação de Notas Técnicas entra em ação no software. A equipe faz as primeiras mudanças e passa para a equipe de teste que verifica tudo o que foi mudado e faz simulações no sistema para ver se tudo está rodando normalmente. 

Caso erros sejam encontrados, será preciso realizar as atividades necessárias novamente e fazer novos testes até tudo funcionar de forma coerente.

Atualização para os clientes

Se for necessário fazer as mudanças direto com o cliente, será preciso: 

• Mapear as atualizações necessárias para clientes específicos
• Fazer o agendamento
• Rollout da versão
• Testes
• Finalização da implantação
• Treinamento se for necessário 

Fugindo da complexidade das Notas Técnicas Sefaz

Bom, só com essa “breve” descrição de todo o processo de implementação de atualizações dá para perceber a complexidade dessa demanda. Aqui na Oobj, por exemplo, só em 2017 e 2018 foram gastas mais de 800 horas para cuidar dessas mudanças estipuladas pela Sefaz.

Pense agora, no seu cenário. A equipe da sua empresa de software trabalhando cerca de  5 meses do ano especificamente para um módulo que não garante retorno direto e sim cumprimento de obrigatoriedade. Isso não parece muito estratégico. O módulo fiscal não pode tomar tanto o seu tempo e dinheiro. 

Afinal, não sobra tempo para poder desenvolver seus projetos e focar na sua solução específica com melhoria e inovação. 

Foque na sua empresa. Deixe a complexidade fiscal para empresas de tecnologia especialistas. Aqui na Oobj, nós cuidamos das atualizações impostas pela Sefaz, evolução do módulo fiscal e fornecemos suporte personalizado para os seus clientes. Nossos parceiros têm todos esses benefícios e muitos outros.

Quer saber mais como podemos contribuir com o crescimento da sua empresa de software? Fale com a gente: