A Nota Fiscal eletrônica (NFe) é um documento obrigatório em qualquer transação comercial tributável. Mas além de ser uma obrigação legal, é uma ferramenta essencial para o bom funcionamento do seu negócio.
Por isso, é importante compreender os principais pontos acerca desse documento e as obrigatoriedades que o envolvem.
Confira o guia completo que preparamos com informações essenciais, como as principais diferenças entre NFe, DANFE, nota fiscal cancelada, correção e muito mais!
O que é a Nota Fiscal eletrônica (NFe)?
A NFe é um modelo de documento eletrônico que existe desde 2006 e foi desenvolvido para substituir a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A, emitida em papel. Desde então, tanto os processos fiscais das empresas brasileiras quanto a fiscalização por parte do Fisco se tornaram mais fáceis.
A Nota Fiscal é um documento gerado, emitido e armazenado digitalmente, válido em todo o país. Ela é que registra e valida toda a operação comercial, mostrando quando e onde a venda foi realizada.
Também é importante saber que uma nota só possui validade fiscal depois de ser assinada digitalmente pelo emitente e autorizada pelo Fisco.
Esse documento trouxe muitos benefícios para os emitentes, compradores, contabilistas e para a sociedade.
Possui uma estrutura específica e padronizada em formato XML e é acompanhada por um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que apresenta de forma resumida as informações da transação e inclui a chave de acesso para consulta da autenticidade do documento.
Documento Auxiliar da NFe (DANFE), o que é?
O documento auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é a representação gráfica da nota, afinal, ela é gerada em formato eletrônico, o XML (conforme visto na Anatomia acima). Logo, o DANFE é o documento que é impresso e acompanha a mercadoria em operações de transporte.
É importante salientar que o DANFE não é a mesma coisa que a Nota Fiscal eletrônica. Ele é um complemento da nota que facilita o acesso aos seus dados, porém, suas finalidades são diferentes. É um layout com as informações da nota fiscal, mas é o XML que é o arquivo digital com validade jurídica.

Como gerar o DANFE?
Soluções especializadas geram o DANFE e já realizam a impressão do documento de forma automática. Mas caso seu emissor não tenha esse serviço, existem outras maneiras de gerar e imprimir o DANFE.
O WebDANFE, por exemplo, é um site com um serviço gratuito que permite a visualização do XML em formato de DANFE. Você precisará apenas exportar o XML para o site ou ter a chave de acesso. A partir disso o site gera o DANFE e você pode salvar o documento em formato PDF para a impressão.
Tipo de ambiente de emissão: homologação e produção
Homologação e produção são ambientes virtuais criados para que as empresas possam emitir a Nota Fiscal eletrônica.
O ambiente de homologação é utilizado para testar a emissão de notas fiscais, sem validade jurídica. Já o ambiente de produção é onde as notas com validade fiscal são efetivamente emitidas.
Qual a diferença entre Nota Fiscal de entrada e de saída?
As duas notas têm processos de emissão parecidos, mas uma é emitida pelo cliente e a outra pelo vendedor.
Existem situações onde o vendedor de um produto não é obrigado a emitir a NFe mas a empresa cliente precisa registrar aquela mercadoria. Nesse caso, a Nota Fiscal de entrada é emitida pelo contribuinte que comprou a mercadoria para registrar a entrada do produto em estoque e também para legalizar a operação de transporte.
Dessa forma, a NFe de entrada também é emitida quando um consumidor devolve uma mercadoria ou em casos de importações.
A Nota Fiscal de Saída é emitida pelo vendedor do produto/serviço quando ocorre uma venda para o consumidor final. Neste caso, a nota precisa ser autorizada antes que a operação de transporte da mercadoria inicie.
O que é uma nota fiscal complementar?
A nota complementar é um documento emitido quando há necessidade de ajustar o imposto, valor ou quantidade de produtos declarados na nota original. Essa nota deve ser usada em casos específicos, como:
- Reajuste do valor do dólar em caso de exportação: quando o valor do dólar muda entre a data de emissão e entrega da mercadoria;
- Divergência no preço ou quantidade do produto;
- Correção do valor do imposto em caso de erro de cálculo ou classificação fiscal;
- Reajuste de preço motivado por contrato ou circunstâncias que aumentem o valor da operação.
No processo de emissão da nota complementar é preciso destacar a qual NFe este novo documento se refere, além disso, os dados do emissor e do destinatário devem permanecer inalterados.
Por outro lado, é importante não confundir a nota complementar com a nota de ajuste, que não se refere a operações com mercadorias e são emitidas apenas para fins escriturais.
Atenção: em casos que haja algum produto que não esteja declarado na nota original, deve ser emitido um novo documento.
É preciso ter internet para emitir a NFe?
Para autorizar a Nota Fiscal é necessário que o software que você utiliza tenha acesso à internet. Mas sabemos que imprevistos podem acontecer e empresas podem ficar sem conexão e o sistema receptor da Sefaz também pode ficar fora do ar.
Por esses motivos, existem alguns mecanismos de contingência que permitem que você emita a Nota Fiscal eletrônica mesmo sem internet. Saiba quais são:
Contingência da NFe
A contingência é usada quando o contribuinte não consegue comunicar-se com a SEFAZ autorizadora do seu estado. Nesse caso, ele pode escolher uma das modalidades a seguir para a emissão:
Formulário de Segurança (FS-DA)
Essa é a única maneira que a NFe pode ser emitida sem conexão nenhuma com a internet. Porém é necessário emitir o documento em duas vias de papel-moeda, relatar uma ocorrência em um livro feito para isso e, quando o problema for resolvido, é necessário transmitir a nota.
Contingência EPEC
A Contingência EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência) serve para que o contribuinte solicite o registro da nota antes da emissão do documento. Assim, é necessário enviar para o Ambiente Nacional, através de um Web Service, um evento com as informações básicas da venda.
Este modo de emissão permite que o DANFE seja impresso em papel comum, mas atenção: assim que a conexão com a SEFAZ estadual retornar, é necessário enviar a NFe para o ambiente da SEFAZ estadual dentro do prazo previsto pela legislação. Por isso é importante que você tenha um serviço que faça isso de forma automatizada.
Contingência SVC (SEFAZ Virtual de Contingência)
Este módulo é semelhante a Contingência EPEC e o DANFE também pode ser impresso em papel comum. A diferença é que a NFe é enviada para uma SEFAZ Virtual de Contingência e não precisa ser transmitida para a estadual após a autorização.
Para usar a SVC, SEFAZ Virtual de Contingência, é necessário que a SEFAZ de origem tenha ativado este módulo. Ou seja: ele só pode ser usado quando há problemas técnicos na SEFAZ do estado do contribuinte.as técnicos na SEFAZ do estado do contribuinte.
Qual é o ciclo de vida da NFe?
Após a autorização, a NFe pode passar por uma série de eventos realizados pelo emitente, destinatário ou SEFAZ.
- Emitente: Cancelamento e Carta de Correção Eletrônica (CC-e).
- Destinatário: Ciência da operação, confirmação da operação, operação não realizada e desconhecimento da operação.
- SEFAZ: Registro de passagem, conhecimento de transporte vinculado e manifesto eletrônico de documentos fiscais vinculado.
Qual é o prazo para cancelar uma NFe?
O prazo máximo para o cancelamento de uma Nota Fiscal eletrônica é de 24 horas após a autorização do documento.
Para cancelar a nota é necessário que o contribuinte gere o evento com o protocolo de autorização do Fisco vinculado à nota que deseja cancelar.
É importante ressaltar que a mercadoria não pode ter saído do estabelecimento e o destinatário da nota não poder ter feito a ciência da emissão ou outra manifestação do destinatário.
É possível cancelar uma NFe fora do prazo?
Após as 24 horas da emissão terem passado ainda é possível cancelar o documento, mas a SEFAZ poderá exigir um procedimento interno ou até aplicar multas, dependendo do caso.
Detalhe: alguns estados permitem o cancelamento extemporâneo da NFe, que é o cancelamento fora do prazo. Verifique se o seu estado permite o cancelamento após as 24h.
E quando a minha nota é rejeitada? O que fazer?
Uma nota fiscal é rejeitada quando existem dados incorretos e a SEFAZ impede que a operação de venda se concretize, portanto, esses erros devem ser corrigidos e a nota enviada à SEFAZ novamente.
Logo a SEFAZ retorna para o contribuinte um código que descreve o motivo da rejeição.
Na Base de Conhecimento da Oobj você encontrará uma série de artigos com a solução para as rejeições da SEFAZ.
Inutilização – O que é e quando fazer?
A inutilização da NFe serve para comunicar à SEFAZ que determinados números de notas não serão utilizados devido a quebra da sequência numérica. Além disso, a inutilização deve ser feita até o décimo dia do mês subsequente à emissão da nota que “quebrou” a sequência.
Atenção: caso o número da nota tenha sido usado não é possível inutilizar a nota.
Manifestação do Destinatário – O que é?
A Manifestação do Destinatário é um conjunto de eventos registrados pelo destinatário para confirmar ou recusar a operação de venda. Essa funcionalidade permite ao destinatário proteger-se de operações indevidas, já que, ao confirmar a operação, o emitente fica impedido de cancelar a NFe.
Veja quais são os eventos da Manifestação:
- Ciência da operação;
- Confirmação da operação;
- Operação não realizada;
- Desconhecimento da Operação.
NFe X NFSe x NFCe: entenda a diferença entre esses documentos
Após compreender melhor o que é a NFe e suas particularidades, é importante analisar as principais diferenças entre esse documento e os outros. Veja o no quadro comparativo a seguir:, mas, qual a diferença entre ela e os outros documentos? Veja o no quadro comparativo a seguir:
NFe | NFSe | NFCe |
Registra venda de produtos | Registra a prestação de Serviços | Registra venda de produtos para o consumidor final |
DANFE NFe | DANFSe | DANFE NFCe |
Substitui nota fiscal em papel | Substitui declaração de serviço | Substitui o cupom fiscal ECF |
Transmitida para a SEFAZ | Transmitida para a prefeitura | Transmitida para a SEFAZ |
O que acontece se eu não emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Toda venda deve ser documentada através da nota fiscal, pois este é o documento que recolhe os devidos impostos das transações. Logo, não emitir a nota fiscal significa sonegação e sonegar imposto é crime!
Sem a NFe, sua empresa fica vulnerável a multas e outras penalizações por parte do Fisco. Além disso, é possível que você perca negócios, pois a maioria das organizações não compra produtos sem nota fiscal.
Ou seja, não emitir a nota fiscal pode:
- Fazer com que você receba multas;
- Te levar a encarar processos;
- Fazer com que você perca vendas.
Então, não se esqueça: para evitar dores de cabeça desnecessárias sempre emita a nota fiscal!
Como consultar uma NFe na SEFAZ?
Além de saber quais notas foram emitidas para o seu CNPJ, é importante saber quais delas possuem validade fiscal. Assim, você não irá escriturar uma nota sem validade e terá problemas com o Fisco.
A consulta pode ser feita de forma manual ou automática. Para a forma manual, é necessário acessar o site da Secretaria da Fazenda e ter a chave de acesso da NFe em mãos. E a forma automática por meio de uma solução fiscal.
Mas afinal, o que é preciso para emitir a nota?
Veja o que você precisa ter para começar a emitir a Nota Fiscal eletrônica:
- Adquira um certificado digital: o certificado digital serve para assinar o documento. Ele é que vai garantir a validade jurídica da NFe;
- Realize o Cadastro na SEFAZ Estadual e verifique se você está habilitado para emissão;
- Cadastre todos os produtos e impostos no seu Sistema de Faturamento (ERP); e
- Utilize um emissor de NFe. O programa emissor é o sistema que irá enviar as notas para SEFAZ.
Por que usar uma solução especializada para emissão de NFe?
Uma solução especializada na emissão de notas fiscais oferece uma gestão fiscal completa dos seus documentos e permite o acompanhamento do ciclo de vida de cada nota. O ideal é que o software também automatize o envio das notas por e-mail e disponibilize diversos relatórios personalizados, atendendo às suas necessidades.
Como a Oobj by Avalara pode te ajudar?
O Oobj NFe é o emissor de mais de 5.000 CNPJs em todo o Brasil. Com ele você tem:
- Alta performance garantida;
- Integração total com seu sistema;
- Suporte Técnico plantão 24×7.
Ganhe tempo para focar no core do seu negócio e mantenha sua operação sempre funcionando com a solução de emissão da Oobj. Emita, armazene e gerencie Notas Fiscais eletrônicas (NFe) em uma plataforma de gestão centralizada que simplifica todo o processo, evitando multas, autuações e paradas na sua produção.
Conheça a solução para emissão de NFe da Oobj by Avalara e simplifique o dia a dia fiscal:
O CPF do comprador é obrigatório nas compras online?
Olá, falamos sobre esse assunto no link: https://blog2.novooobj.xyz/cpf-na-nota-quando-e-obrigatorio-informar/
Como fazer para descobrir o IP da maquina que emitil a NFe?
Olá, infelizmente essa informação não consta no XML, consequentemente não é possível verificá-la na consulta do documento no Portal da Sefaz.
Eu queria nota fiscal 2 via eu perdi aminha do k9
Olá, para saber como proceder, acesse o artigo: https://blog2.novooobj.xyz/como-obter-segunda-via-nota-fiscal/