Compra e recebimento de mercadoria: como aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade dos setores da empresa, é um dos grandes objetivos de todos os negócios.

Nesse contexto, melhorar o processo de compras/recebimento de mercadoria é um exemplo que exige atenção e deve estar dentro dessas metas. Afinal, esse setor requer a cooperação entre várias áreas diferentes da empresa (compras, logística, almoxarifado, fiscal e financeiro). Ou seja, contribuir positivamente para essa área, traz bons impactos também para os outros departamentos. 

Assim, para alcançar a tão necessária produtividade é importante entender de forma detalhada como o processo de compra/recebimento funciona, identificar os GAP’S e escolher as melhores práticas que farão com que sua empresa atinja as metas. 

Processo de compra e recebimento de materiais 

Esse processo, de um modo específico, pode variar conforme o perfil ou segmento da organização. Apesar disso, todas seguem um padrão de compra, recebimento físico dos materiais, validação fiscal da nota fiscal e lançamento do contas a pagar.

Veja a seguir de maneira mais detalhada sobre os 5 passos  do processo:

1. Solicitação de Compras 

Nessa etapa, é utilizada uma solicitação (via ERP ou qualquer outra forma, como via e-mail, por exemplo)  ao departamento de compras para a aquisição de algum material. 

Essa solicitação tem os seguintes objetivos: 

• Especificar o produto a ser adquirido, com algumas definições técnicas que esse material precisa respeitar;
• Realizar a pró-memória e referência para essas novas aquisições (histórico de preços e etc);
• Startar o processo de compra do produto e informar a área que solicitou a aquisição que o procedimento foi iniciado.   

2. Pedido de Compra 

Depois que a solicitação de compra é recebida e devidamente aprovada, o departamento de compras faz o pedido a um fornecedor, com as especificações do produto, quantidades, orçamento e prazo de entrega.

Para compras de rotina, a solicitação é feita através do fornecedor já cadastrado e com frequência de compras. Em outros casos, o departamento pode solicitar ofertas ou solicitar cotação antes de fazer o pedido.

Portanto, nesse estágio, o objetivo é garantir o cumprimento das exigências contidas nos pedidos realizados. 

3. Análise Tributária da Nota Fiscal Eletrônica emitida pelo fornecedor

Depois do fornecedor emitir a NFe dos produtos solicitados na compra, o departamento fiscal faz a análise da nota emitida. Nessa parte, o objetivo é verificar se o documento está em compliance fiscal sobre a perspectiva de escrituração (como a tributação correta dos produtos, por exemplo). 

Essa análise é importante para evitar que cheguem na empresa mercadorias inadequadas sob o aspecto da legislação fiscal. 

Tal fluxo de procedimentos é mais comumente operacionalizado na “NOTA vs PEDIDO”. Como a parte de Recebimento/Almoxarifado, na maioria dos casos, não tem conhecimento técnico tributário, tendem a ignorar tal fase. É nesse ponto, então, que deveriam entrar soluções de validação tributária, para contribuir neste processo.  

4. Agendamento de Entrega

Essa parte não é muito comum entre as empresas, mas é muito importante para o Recebimento das mercadorias. Principalmente, quando ela precisa ser armazenada e necessita de espaço físico para isso.

Duas funções importantes precisam ser ajustada nessa etapa:

• O momento da entrega  precisa ser agendado para evitar caminhões na portaria da empresa aguardando descarregar a mercadoria;
• A garantia que exista espaço físico suficiente para aquela mercadoria assim que ela.

4.1 Materiais de Recebimento

O departamento de recebimento faz uma  inspeção da mercadoria recebida, que pode ter os seguintes itens:

• Contagem dos materiais entregues;
• Verificação de avaria ou produtos vencidos;
• Comparação de mercadorias recebidas com a descrição do pedido de compras, a fim de perceber possíveis inconsistência aos descontos concedidos;
• Notificação para a área de compras caso ocorra algum problema na entrega da mercadoria descritos acima.

Assim, duas funções são executadas pelo relatório de recebimento:

• A – Notifica o financeiro que os materiais foram recebidos e lançamento em contas a pagar;
• B – Registra os dados do recebimento. Exemplo: data, informações sobre os itens, transportadora (caso de frete por conta do Destinatário), entre outros.

4. 2 Aprovação da nota fiscal 

A aprovação da nota fiscal é uma fase importante. Pois, se os equipamentos recebidos não estiverem conforme descrito na NFe, como no pedido de compra ou até mesmo danificados, poderá ser necessário solicitar a emissão de uma NFe de devolução ao fornecedor.

5. Efetuação do pagamento

Por fim, depois que as condições de pagar pelos produtos foram definidas, o pagamento será iniciado. De acordo com as datas negociadas pelo setor de compras.

Bom, vimos aqui como funciona o processo de compra e recebimento de materiais. Agora, vamos entender de que forma a falta de interação entre essas áreas é prejudicial ao negócio e como melhorar tal problema. 

Falta de interação entre os setores da empresa

Diariamente, muitas organizações recebem uma quantidade enorme de notas fiscais em solicitação aos pedidos de compra dos fornecedores. São empresas de diferentes tamanhos e tipos de atuação. Isso exige um processo muito bem claro para garantir a execução plena, sem quebrar nenhuma etapa do processo. 

Apesar disso, muitos negócio ainda executam o todo esses procedimentos descritos aqui de forma manual, o que resulta em:

• Não há integração entre outras áreas da empresa;
• A visibilidade das etapas que compõem a entrega e recebimento fica prejudicada. Ou seja, os eventos fiscais da NFe: emitente, transportadora, fisco e a própria empresa não são entendidos e vistos com clareza pelos setores da organização;
• Devido a esses problemas, a empresa perde eficiência, gerando prejuízos.

Então, temos a pergunta central do texto: como melhorar a interação entre os setores e garantir mais eficiência e produtividade, usando os eventos fiscais?

Bom, já podemos adiantar que se você usa apenas o recurso download dos XML’s das NFes emitidas contra o seu CNPJ,  você deve ler o artigo até o artigo.

Mas primeiro, precisamos saber o que são os eventos fiscais da NFe. 

Os eventos fiscais da NFe

Os eventos são documentos eletrônicos assinados com certificado digital, agregados à NFe, através dos sistemas informatizados dos Fiscos Estaduais e da Receita Federal do Brasil – RFB.

Assim, podemos considerar que a partir do momento que a NFe é autorizada pela Sefaz, é possível acompanhar todos os eventos fiscais em que a nota está envolvida.  Estes eventos são registrados por agentes diferentes, são eles: Emitente, Transportadora, Fisco e Destinatário.

Estes eventos são importantes para se ter um acompanhamento das mercadoria. Desde o início da operação, isto é, com a emissão da NFe até a entrega da mercadoria ao destinatário.

Agora, vamos entender de forma detalhada sobre cada um dos eventos: 

Eventos gerados pelo Emitente da NFe:

• Cancelamento: O emitente da NFe pode em até 24 horas cancelar o documento que ele autorizou na Sefaz. Se isso acontecer, através desse evento é possível que todos os envolvidos no documento (Destinatário, Transportadora, Terceiro que teve o CPF ou CNPJ informado no documento fiscal) tenham ciência deste cancelamento e possa baixar o XML’s do evento.

• Carta de Correção (CCe): A CCe tem como objetivo corrigir erros em notas fiscais emitidas. Ou seja, a empresa identifica o que há de errado na nota e faz as retificações digitalmente. Quando isso ocorre,  é possível que todos os envolvidos no documento tenham ciência desta CCe e possam baixar o XML do evento. Para saber mais sobre esse evento acesse o nosso artigo: Tudo sobre a carta de correção (CCe)

• Evento EPEC: O emitente que transmitiu a NFe em contingência EPEC, disponibiliza esse evento para ser visualizado/baixado pelo destinatário e transportadora da NFe.

Eventos gerados pelo Destinatário da NFe

• Manifestação do Destinatário: Este é gerado pelo destinatário da NFe, registrando um evento sobre a mercadoria que ele está envolvido. Além disso, o emitente da NFe pode visualizar o evento que foi gerado pelo destinatário. Como por exemplo: confirmação da operação, desconhecimento da operação ou operação não realizada. 

Eventos gerados pelo FISCO sobre a NFe Autorizada

• CTe vinculado a NFe/MD-e vinculado a NFe/CTe vinculado ao MDFe: Este evento é gerado pelo FISCO, que vincula com C-e/MD-e autorizado a uma NFe. Assim, os envolvidos no evento, conseguem visualizar que a NFe emitida/recebida por ele foi vinculada a uma emissão de CTe/MDFe.

• Eventos da Suframa (Vistoria/internalização): Estes eventos são para compra/venda através da Zona Franca (conhecido como Zona Suframada). Eles são gerados pelo FISCO e visam informar sobre o processo de entrada dessa mercadoria no Suframa. Assim sendo, o emitente e o destinatário da mercadoria informada na NFe consegue visualizar que o FISCO registrou o evento.

• Averbação de Exportação: Gerado pelo SISCOMEX, ele confirma a saída da mercadoria do país, após o processo de desembaraço de exportação. Esse evento é importante para garantir os benefícios fiscais da exportação.

• Resumo de Passagem: Gerado pelo Fisco, atrelado a NFe, no registro de passagem em ponto de fiscalização, ele ocorre de maneira automática e é capturada pelas antenas da ANTT.

Uma coisa é certa: são muitos eventos fiscais. Mas como eles podem contribuir com seu negócio? 

A contribuição dos eventos fiscais 

Vamos então, responder essa questão com mais perguntas e situações hipotéticas. Para deixar mais claras as contribuições dos eventos na rotina de trabalho: 

• Como você é informado de uma NFe emitida contra seu CNPJ, se teve correção ou cancelamento?

• Quando é feita uma solicitação de uma mercadoria para o seu fornecedor. Como o rastreio é feito para não precisar ficar ligando para o fornecedor?

• Se o setor financeiro precisa de previsão dos pagamentos da quinzena e é surpreendido com uma nota fiscal de última hora para ser paga. Como esse problema é resolvido?

• O nome da empresa foi para o SPC porque um fornecedor não foi pago, pois não teve a nota lançado no sistema. Como é possível se proteger dessa falha? 

• Ao vender para clientes da Zona Franca de Manaus, é necessário acompanhar e cobrar a área responsável o status da mercadoria, se já foi internalizado na SUFRAMA. Como através dos eventos fiscais da NFe pode se ter esse o acompanhamento desse processo ?

• Em exportação de mercadoria para clientes fora do País, é preciso garantir que esses produtos tiveram o processo de embaraço concluído. Mas isso sem ficar cobrando o despachante. Como os eventos fiscais da NFe, podem  ajudar nesse processo?

• Você sabe se os seus clientes estão se manifestando frente as NFes que você emite contra eles? 

• Se o seu cliente emitir uma NFe de devolução de uma mercadoria que foi vendida pra ele, você tem uma melhor visibilidade de onde está parada essa mercadoria?

• Se você receber uma autuação fiscal, por não escrituração de NFes de entrada ou por ter escriturado notas com evento de recusa da operação. É possível ter o cruzamento dessa informações com os eventos fiscais para diminuir os riscos fiscais ?

A resposta para todas as perguntas feitas acima está no acompanhamento constante dos eventos fiscais. Eles podem auxiliar sua rotina de trabalho, melhorando a produtividade e gestão da sua área, bem como a integração com outros setores. 

Vamos entender isso na prática? Vou te mostrar agora como os departamentos envolvidos no processo de compra/recebimento pode se beneficiar das questões que refletimos anteriormente. 

Setor de Compras

Portanto, as empresas geralmente usam o pedido de compra para iniciar o processo de aquisição de um produto, nele constam informações detalhadas sobre o que foi adquirido. Com uma visão completa dos eventos fiscais, é possível saber antes da mercadoria sair do fornecedor, se as informações contidas na Nota Fiscal batem com o pedido de compra. Evitando assim, futuras dores de cabeça. Com um sistema robusto, você também consegue identificar as NFes emitidas contra o CNPJ da empresa. Isso sem que aquele fornecedor seja cadastrado ou tenha uma ordem de compra solicitada.

Setor Fiscal  

A partir do momento que a NFe é emitida já é possível obter as informações da Nota Fiscal, isto é, o XML diretamente do Fisco. Isso possibilita fazer uma análise fiscal do documento emitido, para identificar divergências fiscais, que podem ser corrigidas antes mesmo da mercadoria solicitada sair do fornecedor. Claro, que para este processo ser eficiente, a área fiscal pode parametrizar no ERP ou em algum sistema de validações tributárias que façam essas análises de forma automatizada, podendo gerar alertas quando as NFes tiverem divergências para outros setores da organização, como por exemplo a área de compras.

Os eventos Fiscais da Nota Fiscal eletrônica também entregam informações de documentos que normalmente são “engavetados” por outros departamentos, pois não geram fluxos financeiros ou de movimentação de estoque, como:

1) NFes de brinde / bonificação;

2) NFe complementar;

3) NFe de entrada (emitida pelo próprio fornecedor para dar entrada na mercadoria);

Outro fator relevante desse processo é conseguir cruzar os eventos fiscais com as informações contidas no SPED Fiscal, evitando assim lançamento de NFe com status divergentes (canceladas, eventos de operação não realizada com lançamento no SPED, etc);

Setor de Expedição/Logística

Depois que a área de compras faz o pedido de compra para o fornecedor, é o papel do setor de Expedição aguardar a entrega daquela mercadoria informada no pedido de Compra. Mas o problema é que o setor de expedição/Logístico não consegue saber qual é o status daquela mercadoria, quando ela ainda não chegou. Com os eventos fiscais, é possível:

• Ter um rastreio da mercadoria do momento que o fornecedor emite a NFe;
• Saber se o produto teve uma Carta de correção; 
• Ficar por dentro do momento em que a mercadoria está com a transportadora ou se passou em algum posto de fiscalização;
• Se antecipar em situações de atraso, sem necessitar ligar para o fornecedor frequentemente;
• Acompanhar se a NFe teve seu status alterado, por exemplo, a nota é autorizada na SEFAZ, mas foi cancelada pelo fornecedor antes da mercadoria chegar na empresa. Isso evita a entrega de um produto com um documento cancelado;
• Preparar com antecedência o espaço físico para recebimento dos pedidos. 

Setor Financeiro

Um dos grandes ganhos dos eventos Fiscais para o setor Financeiro é ajudar no controle da previsão de pagamentos. Se já existe um pedido de compra e a mercadoria já foi expedida pelo fornecedor, na Nota Fiscal têm os prazos de quando a compra será paga. Além disso, o Financeiro pode identificar boletos de pagamento sem Nota Fiscal, ou com Notas Fiscais canceladas pelo fornecedor.

Setor de Exportação

O principal benefício para o setor de Exportação é ter através dos eventos Fiscais da NFe, o status do processo de desembaraço da mercadoria. Isso sem a necessidade de ficar cobrando o despachante, pois à partir do momento que a mercadoria é desembaraçada, o SISCOMEX tem até 8 dias para vincular a NFe, através do evento de Averbação de Exportação. 

Neste evento tem todas as informações sobre o desembaraço, podem ser baixadas diretamente pelo FISCO e arquivadas para eventuais exigências do FISCO, garantindo, assim,  os benefícios fiscais daquela operação. Além disso, através dos eventos, você garante que a operação de vendas tenha cumprido o propósito, isto é, tenha efetivado a exportação.

Aumentando a produtividade e interação dos departamentos 

E na sua empresa, os eventos fiscais estão sendo bem utilizados, ou seu negócio continua somente baixando os XMLs da NFe? 

Os benefícios desse acompanhamento são claros, cada setor tem seu ganho e a organização como um todo tem:

• Mais produtividade;
• Interação entre as áreas garantindo o compliance fiscal;
• Maior transparência nos processos;
• Diminuição de possíveis erros de escrituração.
• E muito mais.

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