A obrigação de guardar Notas Fiscais não é novidade para quem lida com a rotina fiscal e contábil das empresas.
Ainda assim, é comum que, no dia a dia, essa responsabilidade acabe sendo tratada de forma secundária, gerando riscos em caso de fiscalização ou mesmo auditoria interna.
Neste conteúdo, reunimos um lembrete prático sobre os prazos legais de guarda, os impactos de não manter os documentos acessíveis e organizados, além de orientações para evitar problemas com o Fisco. Confira:
Por que guardar as Notas Fiscais?
Armazenar Notas Fiscais de forma correta não é apenas uma boa prática, é uma exigência legal tanto para quem emite quanto para quem recebe o documento.
Nesse sentido, nem a contabilidade da empresa nem a SEFAZ são responsáveis por guardar essas informações: a responsabilidade é da própria empresa.
A legislação determina que todas as Notas Fiscais emitidas e recebidas devem ser armazenadas por, no mínimo, cinco anos.
Em uma fiscalização ou auditoria, a falta de documentos pode comprometer a comprovação de operações, gerar questionamentos e até impedir o aproveitamento de créditos tributários.
Por isso, o ideal é manter os arquivos organizados, íntegros e acessíveis para garantir os controles internos, sustentar os registros contábeis e permitir responder com segurança às exigências dos órgãos de controle.
Por quanto tempo guardar as Notas Fiscais?
De acordo com a legislação, os documentos fiscais devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão.
Esse é o prazo em que o Fisco pode exigir a apresentação dos documentos para conferência. Se a empresa não conseguir comprovar determinada operação por falta da nota, pode ser multada.
Além disso, o Governo tem até cinco anos para cobrar débitos em aberto relacionados a tributos.
Embora o Ajuste SINIEF nº 2/2025 estabeleça que os órgãos fiscais devem manter os documentos eletrônicos por 11 anos, essa exigência não se aplica aos contribuintes.
A medida tem foco nas administrações tributárias, que passam a adotar um prazo padrão para retenção e expurgo de dados em seus próprios sistemas, em razão do volume elevado de informações armazenadas. Para as empresas, o prazo de guarda continua sendo de 5 anos, conforme previsto no Código Tributário Nacional.
Confira abaixo o prazo por tipo de documento fiscal:
| Tipo de Documento | Prazo de guarda | Observações |
| NF-e, CT-e, NFC-e, MDF-e | 5 anos | Arquivo XML obrigatório |
| NFS-e | 5 anos | Pode variar conforme legislação municipal |
| DANFE (versão impressa) | Até conferência e entrega | Não substitui o XML |
| Documentos contábeis e societários | Até 10 anos | Recomendado para fins jurídicos |
Como guardar Notas Fiscais de forma segura?
A segurança no armazenamento de notas fiscais é indispensável, afinal, nenhuma empresa quer se expor a multas ou complicações com o Fisco por falhas na guarda desses documentos.
Mesmo quem emite poucas NF-es precisa se atentar a esse cuidado: em caso de perda, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) não disponibiliza uma segunda via, ou seja, a responsabilidade pela guarda é inteiramente da empresa.
Por isso, é essencial que as notas estejam armazenadas de forma segura, acessível e em conformidade com as exigências legais. O prazo mínimo de retenção é de cinco anos, tanto para quem emite quanto para quem recebe a nota fiscal.
A boa notícia é que a legislação autoriza o armazenamento totalmente digital, desde que o arquivo XML esteja íntegro, validado e pronto para apresentação em uma eventual fiscalização. É importante lembrar: o DANFE é apenas a representação gráfica da NF-e não substitui o documento fiscal eletrônico.
Embora seja possível salvar os arquivos em computadores ou dispositivos físicos, como pen drives ou HDs externos, esses meios apresentam riscos.
Eles podem ser danificados, extraviados ou se tornar obsoletos com o tempo. Por isso, o armazenamento em nuvem é a alternativa mais segura. Além de proteger contra falhas físicas, essa solução garante acesso rápido, centralizado e confiável sempre que os documentos forem necessários.
Armazenamento seguro das Notas Fiscais com a Avalara
A gestão de documentos fiscais exige mais do que cumprimento de prazos, ela requer organização, rastreabilidade e segurança na forma como os arquivos são armazenados e acessados.
Por isso, automatizar esse processo reduz riscos, melhora a resposta a fiscalizações e libera a equipe para focar em tarefas estratégicas.
A Avalara conta com soluções que possibilitam o armazenamento digital e estruturado das Notas Fiscais eletrônicas.
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