Suporte técnico eficiente: conheça os 5 pilares essenciais

A busca por um suporte técnico eficiente e especializado está ganhando cada vez mais espaço entre as prioridades das empresas.

Segundo uma pesquisa da Microsoft, 96% dos clientes decidem sua fidelidade com base na qualidade do atendimento recebido.

Mas o que isso revela? Mais do que oferecer uma solução de emissão robusta e funcional, é indispensável contar com um suporte técnico qualificado e acessível. 

Ele é o elemento-chave para garantir que o processo de emissão de documentos fiscais eletrônicos (DFes) ocorra de forma tranquila e sem interrupções. Em caso de imprevistos, um suporte eficiente evita que o sistema fique parado, protegendo suas operações.

Descubra como um suporte técnico de qualidade pode transformar sua experiência: 

Qual é o  impacto do suporte técnico? 

O suporte técnico especializado exerce um papel estratégico na operação de qualquer negócio. Ele assegura que processos críticos, como a gestão de documentos fiscais eletrônicos,  ocorram de maneira contínua e eficiente, evitando interrupções e prejuízos.

Com atendimento disponível 24 horas por dia, problemas podem ser resolvidos rapidamente, garantindo que as operações sigam sem atrasos. 

Além disso, o suporte técnico ajuda na conformidade fiscal, reduzindo o risco de multas e autuações, enquanto a automação e a centralização de processos otimizam recursos e diminuem custos operacionais.

Outro ponto importante é a flexibilidade do suporte, que permite adaptar as soluções às necessidades específicas de cada empresa. Isso resulta em maior confiança e eficiência, fortalecendo a gestão fiscal e operacional​.

Na prática, isso significa que o faturamento de um negócio está diretamente ligado à experiência do consumidor. 

Por esse motivo, a área de suporte técnico se torna indispensável e deve contar com profissionais qualificados, treinamentos robustos e uma estrutura bem planejada para oferecer um atendimento de excelência.

Para ajudar nesse objetivo, confira 5 pontos essenciais que todo suporte técnico precisa ter para atingir um padrão de alta qualidade: 

Ser especialista na área que atende

Um dos pontos mais importantes para um suporte técnico eficiente é o treinamento adequado da equipe. Muitas empresas deixam de oferecer capacitações aos colaboradores, o que compromete a qualidade do atendimento. 

É essencial que os colaboradores sejam bem treinados e certificados até se tornarem especialistas na área em que atuam. Um único dia de curso não é suficiente para garantir um atendimento pleno e de alta qualidade.

Os profissionais precisam estar preparados para lidar com uma ampla variedade de problemas. Quanto maior e mais abrangente for a área de atuação do suporte técnico, mais desafiador será atingir alta performance.

Além do treinamento, é fundamental que a equipe tenha acesso a materiais de apoio, como manuais, guias, vídeos e documentos preparados pela equipe mais experiente. Essa base de conteúdos facilita consultas rápidas e melhora a eficiência no atendimento.

Na Oobj, por exemplo, o time de suporte não apenas atende clientes, mas também colabora constantemente na atualização de materiais de apoio. 

Essa prática permite registrar soluções para novos problemas e disponibilizar informações úteis para situações futuras, tornando o suporte ainda mais eficiente.

Agilidade e eficácia para resolver problemas

Aquelas musiquinhas que tocam sem parar enquanto o cliente espera não resolvem nada — pelo contrário, só deixam a pessoa ainda mais irritada. Quando o suporte técnico demora, o ideal é tranquilizar o cliente com uma boa comunicação, não deixá-lo frustrado.

A agilidade é indispensável para um bom atendimento, mas não adianta resolver o problema às pressas e, dias depois, o cliente voltar com a mesma dificuldade. 

Para unir eficiência e rapidez, o segredo está em ter materiais de apoio atualizados e acesso fácil a informações relevantes. Assim, o atendente sabe onde procurar soluções e pode dedicar o tempo de espera à resolução real do problema, e não à tentativa de entender como agir.

O objetivo é claro: transformar o tempo de espera em uma etapa produtiva, garantindo que o cliente receba um atendimento completo e eficaz.

Linguagem acessível

Muitos pontos para um suporte de alta performance estão conectados, e o conhecimento técnico é um deles. Porém, de nada adianta o atendente dominar o assunto se ele não conseguir explicá-lo de forma simples e clara para o cliente. 

É essencial traduzir termos técnicos em uma linguagem acessível, que qualquer pessoa consiga entender, mesmo sem familiaridade com o tema.

Explicações bem feitas evitam que o cliente enfrente o mesmo problema novamente e precise abrir outros chamados. Quando ele entende claramente como resolver a questão, contribuindo para reduzir retrabalhos e melhorar a experiência geral.

Além disso, o atendimento precisa ir além do aspecto técnico: a equipe de suporte deve ser cordial, empática e praticar uma comunicação não-violenta, tornando o atendimento mais humanizado e agradável. 

Diferentes canais para atendimento

Para que o suporte técnico seja realmente útil e rápido na resolução de chamados, é fundamental oferecer múltiplos pontos de contato. 

Cada cliente tem preferências e necessidades diferentes, e disponibilizar vários canais permite atender de forma mais personalizada e eficiente. E os principais canais podem ser: 

• Telefone
• E-mail
• Chat ao vivo
• Chatbot
• Assistente virtual

Além disso, oferecer conteúdos no blog e base de conhecimento são recursos valiosos para resolver problemas sem a necessidade de contato direto com o suporte. 

Tutoriais e artigos autoexplicativos ajudam a reduzir o número de chamados, deixando os atendentes livres para focar em questões mais complexas.

Vale mencionar que, a empresa não precisa estar presente em todos esses canais, mas encontrar o equilíbrio certo entre eles é fundamental. Dessa forma, é possível atender clientes de diferentes perfis e garantir um suporte ágil, acessível e eficiente para todos. 

Suporte Técnico disponível 24h/7 

Ter um suporte técnico disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana, pode não ser essencial para todas as software houses, mas sem dúvida é um grande diferencial.

 Para decidir se essa é uma necessidade para o seu negócio, é importante entender o que seus clientes realmente precisam.

No caso da Oobj, por exemplo, o suporte para a emissão e o recebimento de notas fiscais precisa estar sempre disponível. Muitas vezes, nossos usuários precisam de ajuda fora do horário comercial, e é fundamental estarmos prontos com um plantonista para oferecer o apoio necessário a qualquer hora.

A operação fiscal das empresas não pode parar, e garantir um atendimento de qualidade 24/7 oferece mais do que uma simples solução: gera confiança e fideliza o cliente. 

Ao garantir esse apoio, sua empresa não só resolve problemas pontuais, mas também fortalece o relacionamento com seus clientes.

Otimize a sua rotina fiscal com a Oobj 

Não é só o suporte que faz diferença para o rendimento da sua empresa. A emissão ágil de Documentos Fiscais Eletrônicos e outros fatores também são importantes! 

Para isso, você precisa contar com um sistema de emissão sempre atualizado com todas as mudanças da legislação.  Tenha acesso a um serviço de suporte técnico disponível 24 horas por dia para tirar dúvidas e resolver problemas da área. 

Quer facilitar a rotina fiscal do seu negócio? Fale com a gente: