A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento virtual com validade jurídica que certifica todas as prestações de serviço.
Porém, ainda hoje é bem comum não entender todas as particularidades desse documento que surgiu para facilitar a vida do empreendedor.
Nesse artigo, preparamos um guia completo sobre NFSe e suas particularidades como: emissão, cancelamento e facilidade de gestão. Confira:
O que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe)?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é um documento fiscal eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços em diversos setores da economia, como serviços de limpeza, transporte, construção civil, entre outros.
É emitida pelo prestador do serviço e enviada ao tomador do serviço, permitindo o acompanhamento e a fiscalização da prestação de serviços e o recolhimento de tributos.
Como funciona a emissão de NFSe?
A emissão de NFSe é realizada pelo prestador de serviços através do site da prefeitura em que a empresa está cadastrada.
Porém, o principal desafio é que os órgãos municipais não possuem um padrão de emissão, podendo exigir certificado digital, login e senha e muito mais.
Na hora de emitir o documento, o prestador de serviços deve informar os dados do serviço prestado, do tomador do serviço e dos valores envolvidos, além de anexar documentos comprobatórios, como notas fiscais de compras de insumos e contratos de prestação de serviços.
Após a emissão da NFSe, o prestador de serviços deve enviá-la ao tomador do serviço, que pode consultar e imprimir a nota fiscal eletrônica pelo sistema de emissão de NFSe.
Vale mencionar que a NFSe é válida como comprovante de pagamento de tributos e de prestação de serviços.
Quem deve emitir NFSe?
A emissão de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é obrigatória para todas as prestações de serviço.
O prestador de serviços pode ser pessoa física ou jurídica, como profissionais autônomos, empresas do Simples Nacional, Empresa de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido e MEI.
Como cada prefeitura adotou um padrão desse documento, a obrigatoriedade de emissão da NFSe varia de acordo com a legislação municipal e pode abranger diversos setores da economia, como serviços de limpeza, construção civil, transporte, entre outros.
Como cancelar uma Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
A NFSe pode ser cancelada por diversos motivos, mas os mais comuns são erros nos dados do emitente, quando o serviço não foi prestado, erro no cálculo de impostos.
Esse cancelamento pode ser feito diretamente no site da prefeitura, onde ela foi emitida ou também dentro do seu software emissor.
Portanto, para cancelar uma nota fiscal de serviço eletrônica é necessário seguir as regras estabelecidas pelo município em que o documento foi emitido.
É preciso enviar uma solicitação de cancelamento à prefeitura responsável, que avaliará a solicitação e, se aprovada, emitirá uma nova NFSe com o status de “cancelada”.
Isso pode ser feito por meio do portal do município ou da empresa responsável pelo sistema de emissão de NFSe.
Vale lembrar que o cancelamento de uma NFSe deve ser feito o mais rápido possível após o descobrimento do erro, pois há prazos para solicitação de cancelamento estabelecidos pelos municípios.
Como funciona a emissão de NFSe?
Para emitir uma NFSe, o prestador de serviços precisa estar cadastrado em um sistema eletrônico de emissão de notas fiscais, que é geralmente fornecido pelo município onde a nota será emitida.
O prestador deve preencher os dados necessários na NFSe, como a descrição do serviço prestado, o valor cobrado e o endereço do cliente.
Uma vez que a NFSe é emitida, ela é enviada eletronicamente para o município, onde é processada e armazenada. O cliente pode acessar a NFSe pela internet e guardá-la como comprovante da prestação do serviço.
É importante ressaltar que cada município pode ter suas próprias regras e procedimentos para a emissão de NFSe, por isso é válido verificar as normas locais antes de emitir uma nota fiscal eletrônica.
Quais são os benefícios da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) traz diversos benefícios tanto para as empresas que a emitem como para os clientes que recebem o serviço.
Uma das principais vantagens da NFSe é que ela facilita a emissão e o gerenciamento de notas fiscais. Com a NFSe, as empresas podem emitir notas fiscais de forma mais rápida e eficiente, o que pode ajudar a agilizar o processo de pagamento e reduzir os custos administrativos.
Outro benefício é que a NFSe permite a rastreabilidade dos serviços prestados. Isso significa que é possível acompanhar todas as etapas do processo, desde a emissão da nota até o pagamento pelo serviço. Isso pode ajudar a garantir a transparência e a confiabilidade do processo.
Além disso, a NFSe também contribui para a simplificação do processo de tributação. Com a emissão eletrônica de notas fiscais, é possível integrar o sistema de tributação com o sistema de emissão de notas, o que pode ajudar a reduzir erros e evitar problemas fiscais.
NFSe no sistema integrado nacional: primeira nota foi emitida no sistema
O município de Rio Rufino (SC) foi a cidade piloto onde foi feita recentemente a primeira emissão de uma NFSe no novo sistema que irá integrar as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica de todos os municípios.
O novo modelo da NFSe passou a ser emitido pelo site do site do Simples Nacional, conforme estipulado pela Resolução CGSN nº 169/2022.
Esse novo padrão pode auxiliar na redução da burocracia e ainda diminuir os erros de preenchimento do documento, que geram recolhimento incorreto de impostos.
Além disso, a emissão obrigatória de NFSe para os Microempreendedores Individuais (MEI) também foi prorrogada para abril de 2023. O novo prazo foi estipulado devido a mudança de cronograma para o desenvolvimento do padrão nacional de emissão de NFSe.
Confira todos os detalhes sobre a primeira emissão de NFSe no padrão nacional de emissão nacional.
Quais são os desafios da emissão de NFSe?
Atualmente, por não ter um padrão, a NFSe conta com diversos layouts, arquivos e campos diferentes para preencher, que são definidos por cada prefeitura.
Essa falta de padrão gera falhas na integração de dados e retrabalho, desperdiçando tempo com tarefas que poderiam ser automatizadas.
Outra consequência são erros na compilação das informações, multas por atraso e até por obrigações acessórias, deixando a empresa suscetível a autuações fiscais.
Leia mais: Como o sistema de emissão pode prevenir atuação fiscal
Quais são as consequências de uma gestão falha de NFSe?
A falta de padronização do layout da NFSe dificulta a automatização e a organização desses arquivos, e a consequência disso é:
- Atraso nos pagamentos, vez que a nota não chegou do fornecedor ou não foi identificada;
- Dificuldade de armazenamento, já que são tipos diferentes ou mesmo o engavetamento de notas que chegam impressas e não são repassadas à área fiscal;
- Lentidão na gestão, já que cada etapa possui um trava enorme para dar vazão ao processo;
Para melhorar consideravelmente esse processo, é necessário contar com um sistema que unifique e integre todos os seus documentos fiscais.
Assim, com os dados organizados sua empresa reduz o trabalho manual de ter que digitalizar nota por nota, por exemplo, altos custos com processos e também a vulnerabilidade fiscal.
Como facilitar a gestão de recebimento de NFSe?
Já pensou em buscar automaticamente as Notas Fiscais de Serviço Eletrônica direto das prefeituras do Brasil, reunir todas em uma só plataforma e baixar quando quiser?
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Uma vez integrado com o seu ERP via API ou diretório, você não se preocupa mais com NFSe, já que você pode trabalhar com um padrão único de NFSe.
Além disso, você consegue buscar automaticamente as notas fiscais de serviço direto das prefeituras do Brasil, centralizar as emissões, fazer downloads e organizar as NFSe em uma única plataforma.
Com isso, a sua empresa não precisará depender 100% do fornecedor para recebimento dos NFSe. O resultado disso é:
- Redução de custos com multas por atraso nos pagamentos
- Ganho de tempo nos processos de pagamento de serviços
- Confiabilidade para o time fiscal, que estará resguardado das obrigações acessórias
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