Como evitar erros no recebimento de notas fiscais

O recebimento de notas fiscais ou o recebimento fiscal é o momento em que a mercadoria adquirida pela empresa chega através do fornecedor. Assim, conforme acordado na companhia, é feita a recepção do documento e os produtos são conferidos. A partir daí, a mercadoria pode ser usada ou colocada na linha de produção. 

Parece simples e fácil, mas não é bem assim. Todas essas etapas entram em funis complexos, necessitando de atenção. Afinal, muitos erros podem aparecer no meio do caminho e é preciso solucioná-los. 

Para garantir que a operação ocorra de forma correta, é necessário conhecer os erros mais frequentes que ocorrem nesse cenário. Veja quais são:

Falta de controle das notas emitidas contra o CNPJ

É comum que as empresas não tenham controle sobre aquilo que foi escriturado ou emitido contra o CNPJ da organização. Mas isso não é o cenário ideal. É muito importante estar 100% a par da situação para impedir a geração de notas frias contra a empresa. Consequentemente, esse contexto resulta em autuações e multas. 

O ideal é acompanhar todo o processo de emissão e recebimento e poder consultar a qualquer momento as notas emitidas contra o seu CNPJ. Saiba mais sobre isso no artigo:

Auditoria Fiscal 

Cada ação realizada deve ser conferida, com isso, as chances de erros diminuem. Ao receber documentos fiscais eletrônicos, a auditoria deve trabalhar na conferência dos documentos recebidos. Mas também é importante que a área trabalhe na verificação dos documentos emitidos, uma vez que é necessário checar o arquivo XML do fornecedor junto à SEFAZ. 

Além disso, para evitar multas, é importante realizar a escrituração da nota fiscal dentro da empresa, com o objetivo informar ao Fisco sobre as movimentações que ocorrem com as mercadorias, sendo categorizadas também de forma adequada. Assim, a tributação é aplicada corretamente.

Trabalho manual e escassez de tempo 

Parece que não, mas muitas empresas ainda realizam a gestão fiscal de forma manual. Esse comportamento deixa a empresa mais suscetível a erros. Afinal, são muitas informações minuciosas para serem conferidas. 

Consequentemente, a área que cuida dessa parte do negócio será sobrecarregada. Muito tempo será gasto para fazer a verificação das notas recebidas e o retrabalho e o erros são uma realidade frequente. 

Falta de verificação nas notas fiscais 

Quando a empresa recebe uma mercadoria, é necessário verificar a situação da nota na Sefaz. Esse ato é importante, porque a nota recebida pode não ser válida ou ter sido cancelada pelo fornecedor.  

Assim, depois que é feita a recepção da mercadoria, o possível erro só aparecerá no momento em que a organização declarar o SPED Fiscal. Com isso, a empresa corre o risco de ser autuada pelo fisco. Além disso,  será obrigada a recuperar as informações fiscais erradas. Por isso, é importante estar em constante verificação na Sefaz. 

Evitando erros no recebimento de notas fiscais de forma simples

Usar a tecnologia à favor da empresa é uma solução. Ter um sistema inteligente que ajude a controlar e monitorar suas notas fiscais recebidas e emitidas faz toda a diferença:

• Tenha 100% controle das notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ
• Garanta o compliance fiscal da sua empresa
• Consulte o status de autorização no momento do processamento e agende reconsultas para identificar cancelamentos 
• Valide automaticamente a estrutura de arquivos XML e sua validade jurídica

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