Todos os anos, períodos comemorativos como a Black Friday, Natal e Dia das Mães geram aumentos consideráveis nas vendas de produtos e serviços. Seja para nós mesmos ou para presentear alguém, o que mais vemos nessas épocas são lojas e e-commerces buscando atrair a atenção de clientes com super ofertas.
Desde 2013, ano em que a Black Friday atingiu a marca de R$770 milhões de faturamento, a data é responsável por aumentar o faturamento de lojas e e-commerces. Em 2019, tivemos o marco histórico de R$3,6 bilhões em vendas no e-commerce brasileiro. Quanto ao Natal, em 2023 o faturamento das vendas em shoppings centers atingiu R$5,6 bilhões de acordo com o índice Cielo por meio dos dados coletados pela Associação Brasileira de Shopping Centers, a Abrasce.
Nesse cenário, se estamos falando de aumento nas vendas, precisamos falar também de gestão de documentos fiscais. Confira neste e-book como planejar a operação fiscal durante períodos onde o volume de emissões cresce substancialmente.
1 – Qual o cenário da alta demanda de vendas
Para que a gestão e a operação fiscal da sua empresa funcione corretamente em períodos de maior volume de vendas, é preciso acompanhar de perto todo o processo, desde o controle do estoque até o atendimento ao consumidor.
O sucesso da experiência do cliente está diretamente ligado ao desempenho da área fiscal. Longas filas em lojas físicas, demora na entrega de produtos, escassez de estoque e problemas com pagamento são só algumas amostras disso.
Longas filas de caixa também podem ser criadas pela demora no fechamento de cada compra. Essa espera pode acontecer devido a dificuldades em se comunicar com a SEFAZ, utilização de sistemas de mensageria fiscal de baixa performance e que não possuem capacidade de processamento para lidar com o grande volume de notas, entre outros.
A demora na entrega é outro motivo que deixa clientes insatisfeitos. Se não houver um bom controle de estoque, a empresa não saberá exatamente a quantidade de produtos disponíveis para venda, aumentando o risco de comercializar mais itens do que possui. Assim, o cliente terá que esperar mais tempo até a reposição do estoque de um produto descrito como pronta entrega.
Os meios de pagamento também necessitam de atenção. A empresa precisa ofertar formas que possibilitem mais vendas, mas se atentando para não diversificar demais e ocasionar problemas de conformidade fiscal.
2 – Como montar uma operação em períodos de alta demanda
Não existe uma cartilha bem definida do que deve ser feito, porém, algumas boas práticas podem auxiliar a construir uma operação fiscal eficiente que domina as regras fiscais e tributárias e sabe como agir em sazonalidades que aumentam o número de vendas.
Confira ações importantes que sua empresa deve tomar para ter mais assertividade, tranquilidade e segurança em momentos assim:
Emitir nota fiscal
Em qualquer época do ano, o primeiro passo a ser seguido pelas empresas parece óbvio, mas nem todas conseguem executá-lo. Emitir nota fiscal.
O documento fiscal beneficia os consumidores protegendo seus direitos básicos, como saber a procedência dos itens comprados, trocar, devolver e comprovar que é o dono do produto. É de responsabilidade da empresa a garantia de compliance fiscal, tributária e jurídica.
Preparar a equipe fiscal e contábil
As regras fiscais e tributárias brasileiras são complexas e passam por atualizações constantes. Uma equipe eficiente precisa estar atualizada e conseguir solucionar problemas frequentes com agilidade, otimizando recursos e tempo da operação fiscal.
Dica:
Em empresas com grandes volumes de vendas, pode ser necessário até a montagem de uma força-tarefa fiscal em períodos de alta demanda, como a Black Friday e o Natal, para acompanhar a gestão dos documentos e garantir compliance e conformidade.
Possuir um sistema de gestão fiscal
Além de uma equipe capacitada, é preciso também contar com a tecnologia para automatizar atividades que eram feitas de forma manual.
Os sistemas de gestão fiscal otimizam tempo e reduzem custos, tornando automatizada a leitura de XMLs, preenchimento de campos, indicação imediata de soluções para rejeições durante emissões, ativando a contingência quando a comunicação com a SEFAZ falhar. E o sistema de emissão ainda é capaz de identificar todos os documentos emitidos contra o seu CNPJ.
Vantagens de um sistema de gestão fiscal:
- Diminuição de riscos de multas e outras penalidades;
- Contribuição para uma empresa eticamente responsável;
- Aumento da transparência nos processos fiscais;
- Garantia do armazenamento seguro e legal dos documentos fiscais;
- Segurança para o cumprimento de prazos e obrigatoriedades do Fisco.
Mas como estamos falando em alta demanda, não basta apenas possuir um sistema de gestão fiscal. É preciso que ele tenha uma performance capaz de se adequar à necessidade de um alto volume de emissões simultâneas, que tenha mecanismos para saber a disponibilidade das SEFAZ de cada estado e entrar em modo de contingência, caso seja necessário.
3 – Problemas de emissão fiscal mais frequentes e como solucioná-los
Em períodos de aumento no volume de emissões de documentos como NFe e NFCe, os problemas técnicos na operação fiscal podem se intensificar. Rejeições de documentos causadas por erros de preenchimento, desconhecimento de regras fiscais e tributárias ou até de configuração do sistema emissor são alguns exemplos.
Confira uma lista com as dificuldades mais comuns encontradas nesses períodos e como solucioná-las.
Falhas de comunicação com a SEFAZ
A comunicação entre o sistema de gestão de Documentos Fiscais e a SEFAZ é indispensável para que os processos da área sejam realizados. Falhas nessa conexão podem desencadear diversos outros problemas.
Porém, o monitoramento do status da SEFAZ pode impedir que esses problemas cheguem a acontecer. Bons sistemas de gestão de DFes possuem uma funcionalidade que identifica os momentos de instabilidade na conexão com a SEFAZ entrando no modo de contingência automática para que sua operação não pare.
Emissão em contingência
A operação em modo de contingência acontece quando há dificuldades em se comunicar com a SEFAZ. Ao ativar esse modo, ao emitir NFes e NFCes o envio não é imediato para a SEFAZ, que ficam retidos no sistema até que esse modo seja desativado, o que deve ser feito em até 24 horas.
Em uma emissão em contingência, a mensageria fiscal gera o Documento Fiscal Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica (DANFe) ou de Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (DANFCe) em duas vias, uma para o consumidor e outra para a empresa que vende o produto. Ele é a comprovação da transação e, assim como todo DFe, deve ser armazenado com cautela e organização para resguardo de problemas futuros.
Exemplo:
Se um comprador for consultar a chave de acesso de um DANFe ou DANFCe emitido em contingência e que ainda não tenha sido autorizado pela SEFAZ, o documento aparecerá como inválido. Podendo abrir margem para o consumidor pensar que a empresa emitiu uma Nota Fiscal fria ou até acionar o PROCON reivindicando seus direitos.
Porém, apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros.
Durante a alta demanda, fica mais difícil gerenciar o grande volume de documentos, podendo gerar consequências, como: rejeições e não autorização da emissão, perda do prazo de 24 horas para enviar à SEFAZ e dos prazos de correção e cancelamento.
Mas, a tecnologia chega para auxiliar a sua empresa. Um sistema emissor fiscal de alta performance é capaz de sair automaticamente do modo de contingência. Além disso, os melhores sistemas possuem equipes de suporte especializado para resolver problemas técnicos e orientar sobre as regras e configurações definidas pela SEFAZ.
Dica:
- Tenha um sistema de gestão de DFes de alta performance com as funcionalidades adequadas
- Guarde a via da empresa dos Documentos Auxiliares emitidos em contingência
Rejeições mais comuns na operação Black Friday
Para finalizar, reunimos aqui as rejeições mais frequentes em períodos de alta demanda. Saiba os detalhes de cada uma e como solucioná-las acessando a Base de Conhecimento da Oobj. Em nossa BC, você encontra resoluções, tutoriais e informações essenciais para a sua operação fiscal. É um canal totalmente gratuito, atualizado regularmente para contribuir com a sua rotina de emissão e recebimento de documentos fiscais.
202: Falha no reconhecimento da autoria ou integridade do arquivo digital
204: Duplicidade de NF-e [nRec:999999999999999]
210: IE do destinatário inválida
212: Data de Emissão posterior a data de recebimento
365: Total de outras retenções difere do somatório dos itens
395: Endereço do site da UF da Consulta via QR-Code diverge do previsto
539: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso
610: Total da NF difere do somatório dos Valores compõe o valor Total da NF
635: NF-e com mesmo número e série já transmitida e aguardando processamento
773: Operação Interna e UF de destino difere da UF de origem
786: NFC-e de entrega a domicílio sem dados do Transportador
878: Endereço do site da UF da Consulta por chave de acesso diverge do previsto
Conclusão
Não deixe de planejar sua operação e se preparar para aumentar a performance da sua área fiscal.
Para isso, seguir os passos que apresentamos nesse ebook poderá garantir o sucesso da sua operação fiscal para períodos de alta demanda de vendas.
E não deixe de ter certeza sobre a capacidade do sistema de gestão fiscal utilizado pela sua empresa e se ele comporta altos volumes de documentos, além de ter funcionar em contingência automática quando essa ação se fizer necessária.
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