Software de Emissão Fiscal: qual é o ideal para seu ERP?

Confira pontos essenciais que você deve considerar para iniciar uma parceria com um Software de Emissão Fiscal.

Integrar o seu ERP com um software especializado em soluções fiscais traz muitos benefícios. E uma das formas de se fazer isso é por meio de uma solução White Label. Você sabe o que isso significa?

White Label é um termo usado para descrever um tipo de parceria entre softwares em que uma das empresas na tem sua marca visível. Ou seja, uma empresa desenvolve um serviço e outras empresas integram com seus sistemas sem que a empresa desenvolvedora apareça.

Dessa forma, empresas com sistemas mais robustos podem terceirizar algumas partes do seu software com empresas especialistas em determinados módulos ou funcionalidades. Isso permite aumentar a entrega de um software sem a necessidade de um time interno para desenvolver cada um desses módulos.

Um software White Label permite que a sua empresa aumente o portfólio de produtos ou serviços, com menos custo, mais velocidade e qualidade na entrega.

Porém, para que essa parceria seja positiva, é importante avaliar alguns critérios antes de escolher um módulo parceiro e isso e o que vamos mostrar a seguir.

O que procurar no Software de Emissão Fiscal?

Aqui, vamos usar como exemplo a integração de sistemas ERP com soluções de emissão e recebimento fiscal. Se você possui uma Software House desenvolvedora de sistemas ERP e deseja expandir ou aprimorar as funcionalidades dos seus serviços como Emissão e Recebimento de Notas Fiscais eletrônicas, alguns pontos são importantes. Confira quais são eles.

1. Opção de Teste

Antes de implementar alguma solução ao seu sistema é muito importante poder fazer um teste antes. A oportunidade de perceber na prática como funcionaria a gestão, emissão ou recebimento de notas fiscais em seu ERP evita muitos transtornos.

É necessário que seu possível parceiro dê esta opção de teste para você. Com isso, tem como perceber  se o sistema a ser implementado está dentro das expectativas do seus clientes.

Outro aspecto interessante que o seu futuro parceiro deve te proporcionar, ainda nessa fase de testes, é a possibilidade de personalização do sistema demo com a identidade visual do seu negócio. É nesta parte de personalizar o produto de terceiro com a sua própria marca que entra o modelo de parceria White Label.

2. Segurança de dados do cliente

No que se refere à guarda legal de documentos fiscais, é importante que o parceiro se responsabilize por essa parte. Portanto, o armazenamento deve ser feito em um banco de dados, ou na nuvem ou no próprio servidor do seu sistema. A escolha dependerá do que for melhor pra você.

Além da segurança de dados, você deve considerar um parceiro que também traga transparência aos processos fiscais dos seus clientes. Ou seja, que possibilite um monitoramento em tempo real do processo de emissão das notas.

Isso traz segurança ao seu cliente, no sentido de que ele se antecipa de possíveis problemas com os documentos fiscais e evita multas.

3. Suporte/Atendimento

No cenário de emissão, gestão e recebimento de documentos fiscais eletrônicos, o atendimento e suporte para dúvidas é muito importante. Uma vez que a legislação fiscal está em constantes mudanças.

Portanto, analise os tipos de materiais que o seu parceiro disponibiliza a você e aos seus clientes. É crucial que ele tenha um blog atualizado, portal direcionado para auxílio com rejeições de documentos fiscais e um canal de atendimento direto em casos complexos. Além disso, verifique se há o oferecimento de treinamento à sua equipe.

É importante que neste sentido você leia alguma pesquisa de satisfação ou depoimentos de clientes finais e parceiros que foram divulgadas pelo Software de Emissão Fiscal.

+ Leia mais: o impacto do suporte técnico no faturamento da sua empresa

4. Forma de integração

O ideal é que seu futuro parceiro ofereça diversas formas de integração (TXT, XML, Banco de dados, API Rest ou personalizado) ao seu ERP/PDV/TMS e que sejam de rápida implementação. Duas opções essenciais de integração que o parceiro deve disponibilizar é a Inhouse e Saas.

Considere também se a integração é fácil de escalar e implementar em tipos diversos de clientes. Assim como a forma de acesso que eles terão. No caso de mensageria fiscal, é importante que seus clientes tenham um portal web de gestão dos DFes, com vários recursos, geração de relatórios, ciclo de venda dos DFes, e que seja possível colocar sua própria marca no sistema. Nesse último ponto, só é possível através de uma parceria White Label.

5. Taxa de atualização (Bug Fixes)

Devido a mudança frequente da legislação fiscal, para estabelecer uma parceria com um software fiscal é necessário saber se o parceiro é especialista na área e principalmente se dará respaldo para sua empresa e clientes quando o assunto é DF-es.

Verifique se o parceiro acompanha mudanças na legislação e se participa de grupos de discussões de líderes técnicos da Sefaz. Assim, o Software de Emissão Fiscal deve ser responsável por atualizar o sistema sempre que precisar, para que você não se preocupe com essas questões.

6. Reputação no mercado fiscal

Parece óbvio citar, mas tratando de DFes, tempo de existência no mercado e a reputação em si, é essencial. Quanto mais tempo a empresa se encontra nessa área, mais experiência ela possui com as adequações complexas da legislação fiscal. Como, por exemplo, as notas técnicas, criação de novos documentos, inserções ou cancelamento de campos, novas regras e leis.

Porém, tempo não é tudo. É preciso verificar se os anos de duração da empresa são compatíveis com os seus feitos. Ou seja, considere o que essa organização realizou de importante durante a sua existência no ramo de soluções fiscais.

Por exemplo, procure a participação do parceiro em projetos pilotos de documentos fiscais eletrônicos junto à Sefaz, SPED ou à empresas privadas altamente reconhecidas no país. Além disso, confira os prêmios que seu futuro parceiro já conquistou, esse tipo de reconhecimento também é importante.

Além disso, é relevante ver quantos clientes finais e parceiros o Software Fiscal tem e resultados de pesquisa de satisfação.

Estabelecer uma parceria com um Sistema Fiscal expert na área, com clientes importantes e com boa reputação é essencial. Significa confiar sua empresa a especialistas competentes, que farão o mesmo com os seus clientes.

Integração com Software de Emissão Fiscal

A Oobj é especialista em sistema de gestão de documentos fiscais eletrônicos. Nós cuidamos da Emissão, Recebimento e Armazenamento de documentos fiscais eletrônicos. Um dos benefícios para o seu sistema de gestão ERP/PDV/TMS é a possibilidade d integração no modelo white label para que seus clientes possam contar com um sistema fiscal de alta performance.

Quer saber mais? Fale com um consultor comercial e conheça como podemos ajudar sua empresa a focar no core business, deixando a parte fiscal com quem é especialista.