A gestão de notas fiscais é necessária para a sistematização dos processos tributários de um negócio. Essa atividade envolve muito além da área fiscal de uma organização, atingindo também departamentos como logística, financeiro, compras, entre outros.
Veja como isso ocorre:
Notas fiscais e as outras áreas da empresa
Os documentos fiscais registram e comprovam as transações ocorridas na operação de venda e compra de produtos ou serviços. Desde 2008, esse processo ocorre eletronicamente.
As notas fiscais eletrônicas proporcionam à empresa diversas informações relevantes sobre a operação diária e movimentações no setor financeiro. O conhecimento de faturas emitidas, saída de mercadorias do estoque, entrada de produtos, andamento de produtos enviados, são só algumas delas.
Com a Manifestação do Destinatário, por exemplo, é possível perceber o andamento da operação de produtos e/ou serviços prescritos na NFe. Esse evento serve como informação obrigatória ao Fisco e também traz transparência para o contribuinte.
Portanto, é essencial que o acompanhamento fiscal ocorra da forma confiável para não prejudicar o gerenciamento de outros departamentos do negócio. Veja a seguir, algumas dicas para que o controle de notas fiscais ocorra de forma otimizada.
Como ter uma boa gestão de notas fiscais?
1. Software emissor de alta performance
Se a solução fiscal da sua organização não tem alta capacidade de processamento e funções automatizadas, sua operação está em risco. Afinal, podem ocorrer mais erros durante a emissão, lentidão no envio de NFes ao Fisco, entre outros problemas.
Tenha em mente que os documentos fiscais são necessários para que o negócio funcione, porém, apenas emití-los não é o suficiente. É preciso garantir uma operação eficiente e usar tal obrigação à favor do seu negócio, agilizando os seus processos para estar à frente da concorrência.
2. Armazenamento seguro das NFes
Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas é o que comprova a autenticidade do documento. De acordo com a lei, é necessário armazená-los por, pelo menos, cinco anos. Portanto, tenha a garantia de que seus documentos estejam guardados de forma segura por esse período, evitando multas e sanções para a empresa.
3. Transparência centralizada do controle fiscal
Quando você tem a possibilidade de acompanhar o ciclo de vida da NFe, a transparência em seus processos aumenta. Isso significa saber de todos os eventos vinculados a NFe, desde o momento em que ela é gerada até o eventual cancelamento. Se você tem essa visão em um só lugar, fica ainda mais fácil realizar correções.
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4. Automatizar a recepção do XML da NFe
Possuir todos os XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra o seu CNPJ, de maneira automática, é uma fonte de benefícios para o negócio.
Afinal, é possível obter relatórios dos andamentos fiscais, armazenar esses dados de forma segura e apoiar os setores de finanças e contabilidade. Nesses casos, a prevenção contra de fraudes é reforçada.
Ou seja, através da automatização, a empresa fica em conformidade com a lei, ocorre a validação obrigatória junto à Sefaz, há menos erros em escrituração e possíveis problemas com as notas fiscais são antecipados.
5. Compliance Fiscal
Sabe-se que autuações fiscais prejudicam o empreendimento como um todo. Portanto, garantir o compliance fiscal é essencial para o bom andamento de qualquer negócio. Se estiver dentro dos conformes, os riscos de multas e tributação são diminuídos. Além disso, esse ponto contribui para uma companhia eticamente responsável, protegida e transparente.
Garantindo a boa gestão das NFes
Portanto, é possível garantir o bom andamento dos processos fiscais com um software emissor fiscal qualificado. As soluções de emissão, recebimento e armazenamento de documentos fiscais da Oobj proporcionam isso aos seus clientes e parceiros. Conheça algumas empresas que tiveram suas rotinas fiscais otimizadas por meio das soluções da Oobj e veja o que seu negócio tem a ganhar.
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