Como ser uma empresa top performance na Gestão Fiscal

Com a evolução da tecnologia estamos acompanhando um surto de otimização e eficiência em diversas operações fiscais e contábeis. Isso implica em melhoria para a Gestão Fiscal das empresas. 

Visto isso, o objetivo desse artigo é explicar como as áreas fiscal e contábil estão fazendo a gestão de uma forma mais eficiente, garantindo muito mais confiabilidade com menos esforço.

O que é gestão fiscal na prática

Tradicionalmente, na maior parte das empresas existe um processo comum de recebimento de notas e mercadorias:

1. A empresa realiza a compra de algum produto (através do departamento de compras ou pessoa responsável)
2. O fornecedor emite a NFe
3. A mercadoria chega e é necessário conferir o DANFE
4. A validação tributária das informações da NFe é feita
5. A escrituração da nota é realizada no ERP
6. E por fim, há o fechamento fiscal para entrega do SPED

Portanto, Gestão Fiscal é controlar todas as informações relacionadas a essas etapas, reduzir os riscos e garantir o cumprimento das obrigações fiscais de forma antecipada e confiável. Assim, ela é a forma que o gestor tem para guiar seu time de forma estratégica para atingir a meta definida.

Imagine agora um cenário com 300 novas notas fiscais emitidas contra seu CNPJ todos os dias. A partir daí, para conseguir ter uma Gestão Fiscal de qualidade, o primeiro passo é  refletir sobre as seguintes perguntas:

• Quem cuida da verificação das Notas Fiscais? 
• Quantas pessoas são necessárias para tratar esse volume de documentos? 
• Quanto tempo uma nota demora para ser verificada e escriturada? 
• Quantas notas você deixa de receber porque a pessoa responsável, seja o fornecedor ou o colaborador que recebeu a mercadoria, deixou de te enviá-las?
• Quando uma nota não é recebida, quais são os impactos que essa quebra traz ao fluxo e o que é feito para resolver a situação?

Bom, podemos ficar pensando em novas perguntas o dia todo. Mas o objetivo delas é começar a modelar a sua gestão dentro da empresa.

As respostas dessas questões se resumem em um modelo ideal do fluxo de notas/informações dentro da sua empresa. Isso funciona como uma válvula de escape para tratamento de erros (mesmo na melhor gestão os erros sempre estão presentes).

Os erros de gestão fiscal mais comuns nas empresas

Na Oobj, nós abordamos, na maior parte das vezes, médias e grandes empresas e em sua maioria, os gestores fiscais buscam tecnologia e automação, sendo que a parte de gestão ainda não está estruturada.

O que acontece em muitos negócios é uma estruturação espontânea dos processos, sem um cuidado com a documentação das etapas, objetivos e validações. Isso causa situações muito comuns, principalmente, durante a rotina de fechamentos fiscais como essas:

• Correria atrás de fornecedores e responsáveis por compras, para descobrir onde está o documento fiscal
• Dúvidas sobre negociações já realizadas, mas que não podem ser fiscalmente sustentadas
• Confusão ao perceber que a empresa talvez não consiga pagar o boleto relacionado a alguma Nota Fiscal 

Esse mundo de atividades manuais que precisam se resolver com urgência, na maior parte das empresas são causadas por três grandes fatores:

• Gestão: que representa 40%
• Processos: que representa mais 40%
• Automação/Tecnologia: que representa os 20% restantes

Como a maioria das empresa praticam Gestão Fiscal

Em grande parte dos departamentos fiscais não são definidas e documentadas as etapas necessárias para se organizar o recebimento de mercadorias e Notas Fiscais. Mas essa estrutura é essencial. 

Na prática, quando uma compra é realizada, nós sabemos que o fornecedor pode mandar ou não a nota. Se ele mandar, estaremos cientes daquela compra, mas se não manda, isso só será descoberto no fim do mês.

Então, a mercadoria chega ao pátio, o responsável compara os produtos com  os valores do DANFE de cada item e encaminha a nota para o departamento fiscal (a gente torce para que ele não esqueça disso). Depois, um assistente fiscal faz uma validação tributária enquanto registra a nota no ERP.

É possível ainda que a nota apresente dados inconsistentes que só o fornecedor pode corrigir. Mas para isso, é necessário devolver o carregamento, o que implica na paralisação de algumas áreas da empresa. Portanto, é importante se prevenir desses erros, através do contato com o fornecedor, alertando sobre as inconsistências e exigindo correção. 

A Gestão Fiscal das empresas top performance 

Os negócios que se destacam otimizam seus processos buscando um misto de esforço, automação e rentabilidade.

O processo fiscal passa a ser desenhado, ferramentas automatizam a gestão e a execução de certas atividades, treinamentos são aprimorados, pessoas começam a trabalhar com inteligência de dados e deixam as tarefas manuais para a máquina. 

Vamos ver abaixo a otimização que ocorre em cada uma das etapas típicas do processo de Gestão Fiscal:

1. Compra de mercadorias

O departamento fiscal participa desse processo mantendo a base tributária do ERP atualizada, o que garantirá que o pedido de compras estará completo e de acordo com a legislação. 

2. Recebimento da nota

Agora, o departamento fiscal acaba de receber os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa, sem depender do fornecedor enviá-los.

O objetivo aqui é, justamente, apurar o grau de confiabilidade daquela informação com o pedido de compra. Ou seja, um trabalho preventivo. Assim, o que valida esta etapa é a confirmação de que para aquela nota existe um pedido e uma compra no CNPJ emitente.

A solução de mensageria fiscal é integrada com o ERP e a entrada dos documentos é feita de forma automática a partir de um evento específico configurado pelo agente integrador. Nesse momento, já pode ser realizada a manifestação do destinatário.

3. Validação Tributária

As ações de validação tributária  nas top performance são realizadas antes do fornecedor enviar a mercadoria e de forma automatizada. Pois, assim, a empresa consegue entrar em contato com o fornecedor sobre alguma inconsistência na nota a tempo fazer a correção.

Essa mudança parece simples mas tem um impacto gigantesco, já que, o gestor fiscal consegue apurar ao máximo as informações tributárias das notas em tempo hábil para solicitar ao emitente do documento uma alteração ou até mesmo o cancelamento ou a emissão de um nova nota dentro dos padrões.

4. Recebimento de mercadoria

Ao receber a mercadoria (atividade que não pertence ao departamento fiscal), o responsável faz conferência com um leitor de código de barras na nota que realiza uma manifestação do destinatário daquela nota e o departamento fiscal acompanha essa informação.

Porém, numa gestão mais eficaz, a manifestação do destinatário também pode ser realizada no “recebimento fiscal”. Assim, o departamento fiscal pode aplicar manifestações contrárias caso houver divergências que não foram apuradas antes.

 5. Escrituração do documento no ERP

Aqui, a solução de mensageria permite que o usuário faça um download dos XMLs dos documentos e o usuário realiza uma importação destes no ERP.

6. Fechamentos fiscais / Entrega do SPED

Nessa etapa, o gerente fiscal  não fica sobrecarregado, porque:

• Ele tem todas as notas emitidas contra o seu CNPJ
• Sua equipe, com a ajuda de ferramentas e processos, realiza apurações preventivas nos documentos fiscais. Para o gestor, resta apenas corrigir poucas coisas eventuais que surgirem
• A verificação dos erros no SPED acontece de forma simples e rápida o que permite entregar suas obrigações no prazo

Um grande exemplo de uma empresa com a gestão fiscal de alta performance é a Danone. Para saber mais, assista o vídeo abaixo:

Como começar uma gestão fiscal de alta performance

O primeiro passo é saber muito bem qual é o seu cenário atual. Mas para isso, é preciso fazer um diagnóstico que te diga onde estão os maiores gargalos e maiores oportunidades de melhoria.

Uma dica muito boa é desenvolver as respostas para aquelas perguntas que coloquei no início do texto. Com isso, surgirão ideias de otimização.

O segundo passo é pensar onde e quando você quer chegar, ou seja, desenhar um objetivo palpável:

Exemplo: Ter uma visão nítida das notas fiscais que estão sendo emitidas contra meu CNPJ e em que etapa do meu processo de recebimento elas estão.  E caso encontrar inconsistências nesses documentos, conseguir acompanhar em tempo real: Quem está resolvendo?Quando será resolvido?Qual a última atividade executada para resolver a situação?

Assim, o terceiro passo fica mais fácil: traçar um plano de ação para mudar a realidade atual e chegar ao objetivo definido.

Comece de forma simples:

• Anote em um papel todas as atividades necessárias para levar o departamento até o objetivo
• Divida as ações para sua equipe
• Coloque a mão na massa nas atividades que estiverem sob sua responsabilidade

Em um último estágio, quando as peças dentro do departamento fiscal estiverem funcionando,  seu foco será acompanhar e avaliar as pessoas do seu time e seus desafios. Trabalhando assim, com o tempo, problemas complexos que só você resolve, serão solucionados pelos melhores colaboradores da equipe.

O objetivo nesse estágio de maturidade de processos e estratégias é desenvolver uma estrutura de treinamento que evolua as habilidades da equipe fiscal em suas respectivas responsabilidades e, ao mesmo tempo, te desafogue de trabalhos manuais.

Só assim, seu papel como gerente será focado em gestão, processos e otimização com base em dados e deixará de apenas apagar incêndios iniciados por outras áreas.

Segmentação de time e sua importância

Está em alta dividir os trabalhos e processos longos em partes menores, para a partir disso, especializar as pessoas em cada uma dessas divisões. Isso é usado por empresas que buscam altas taxas de crescimento.

Porém, uma dúvida muito comum de quem ainda não conhece essa prática ou acabou de conhecer é: como isso funciona para a minha realidade? Será que compensa? Há anos o departamento fiscal funciona assim, por que mudar?

E é aqui que nossa conversa começa a ficar interessante:

Três grandes executores do processo

O processo de recebimento de um departamento fiscal segue aqueles passos tradicionais que mencionamos lá em cima e quando vamos para rotina de execução, temos três grandes executores desse processo:

• Compras/Suprimentos/Uso e Consumo > Responsável por realizar a compra de mercadorias
• Almoxarife/Estoque/Portaria > Responsável por receber e dar a entrada nas mercadorias
• Fiscal/Contábil – Responsável pelos documentos fiscais que legitimam aquela transação ocorrida entre duas partes, ou seja, tornar a transação possível sem prejudicar a empresa.

Dentro de cada uma dessas áreas com certeza existe, e se não existe, deveria existir uma manual de execução de cada atividade (o famoso playbook).

Até aí, tudo ok.

Setor fiscal e os incêndios

Entrando mais profundamente na área fiscal, percebemos que a rotina dos colaboradores é povoada por atividades de grande urgência (pois envolvem a segurança fiscal da empresa perante o Fisco). Como por exemplo, o vencimento dos boletos, sem que o documento fiscal tenha chegado ao conhecimento da área fiscal.

A partir desse momento, a corrida é para renegociar prazos e preços com o fornecedor e achar a nota fiscal, detida por algum funcionário que faz parte do processo de recebimento de notas fiscais.

Esse trabalho, totalmente manual, dura várias horas e ao mesmo tempo, o colaborador do fiscal que desbrava a empresa atrás do documento perdido, precisa validar tributariamente os outros documentos que chegaram e também escriturá-los no SPED.

Tudo isso usando planilhas para validação tributária, digitando imposto por imposto (ou até mesmo, em alguns casos, calculadora) e depois digitando letra por letra, número por número em uma tela do ERP.

Como gerente de tudo isso que eu acabei de descrever, você precisa estar a par de tudo e todos. Então, provavelmente, sua rotina também se torna super conturbada e cheio de atividades que não dependem só de você ou, até mesmo, do seu departamento.

Bom, com a segmentação de times e atividades, essa corrida para apagar incêndios pode mudar, porque: 

• Ela te ajuda a visualizar de forma muito mais simples as etapas do processo dentro da rotina do departamento
• Orienta a execução do time ao desenvolvimento e ao resultado
• Torna o time mais produtivo e focado
• Foca o departamento em conhecimento verticalizado, trazendo especialização profissional significativa (o profissional da sua área não será mais um no mercado, ele realmente terá um diferencial, pois ele se especializou e realizar um tipo de atividade)
• Aumenta a quantidade e velocidade das entregas
•  Facilita e simplifica para a gestão

Veremo a seguir como colocar isso em prática! 

Colocando em prática a segmentação de times

Primeiro fato que você precisa saber: não é possível implementar segmentação de times sem antes ter estruturado o seu processo.

Após isso, é bem simples:

• Identifique e agrupe as tarefas semelhantes presentes nas rotinas fiscais do seu departamento
• Desenvolva um documento que mostre a melhor forma de executar cada um desses grupos de tarefas
• Analise as pessoas do seu time e designe uma responsável pela execução de cada um desses grupos de atividades: é sempre importante explorar uma pessoa de perfil mais generalista no time. Essa pessoa pode ser uma boa válvula para resolver problemas não previstos e também te ajudar na rotina de atividades manuais de gerente.
• Agora é só começar a treinar cada pessoa em sua função (grupo de atividades) e controlar a execução das ações.

Eu sei, eu sei… É simples, mas a simplicidade replica a eficiência. Com um processo complexo, para o gestor, é mais complicado passar o conhecimento de forma rápida. E isso resulta na demora para se obter resultados (ROI), com o colaborador recém contratado. 

Próximos passos para continuar crescendo

Primeiro, continue acompanhando conteúdos relevantes sobre o contexto do seu departamento. Aqui, no Blog da Oobj estamos sempre produzindo materiais que contribuem com rotina fiscal das empresas. 

Em segundo lugar, oriente toda a execução, para se chegar em um resultado a execução não pode estar solta.  

Bom, só de orientar sua visão no departamento, com certeza você entrará em um fluxo de otimização contínua. Pois, os problemas sempre estarão a vista e você como um ótimo profissional, desenvolverá soluções para eles.

Não saia contratando muitas pessoas, esperando que seu resultado irá melhorar, tenha em mente que, se você não consegue replicar o que a melhor pessoa da sua equipe sabe em pouco tempo (6 meses, por exemplo), a contratação não é a resposta.

E por fim, não saia deste artigo para voltar à sua rotina tradicional de trabalho. Tire um tempo, para colocar em prática o que acabamos de tratar aqui. 

Se otimização na gestão fiscal é o passo que a sua empresa precisa para crescer continuamente, vem bater um papo comigo. Quero entender seu cenário e ver o que podemos construir para deslanchar de uma vez por todas o seu negócio: