Em um ambiente de dados interligados, as empresas que não mantêm suas operações em conformidade podem ser rapidamente identificadas.
E combater a sonegação e outros tipos de irregularidades fiscais é um dos objetivos do trabalho da Receita Federal.
Por isso, Fisco e Receita Federal vêm aprimorando o uso de tecnologia para fiscalizar o cumprimento das obrigações tributárias no Brasil.
A seguir, entenda o que são irregularidades fiscais, veja quais são as mais recorrentes e saiba como sua empresa pode se proteger de autuações.
O que são irregularidades fiscais?
Irregularidades fiscais são infrações à legislação tributária, resultantes do descumprimento de obrigações principais (como o pagamento de tributos) ou acessórias (como declarações eletrônicas, escrituração de notas, entre outros).
Elas podem ocorrer por falhas operacionais, desconhecimento da norma ou uso de processos manuais e não integrados.
Embora existam muitas formas de descumprimento, algumas situações específicas se destacam pelo volume de autuações geradas. Confira as principais e como evitá-las:
1. Notas fiscais não escrituradas
Toda nota fiscal emitida ou recebida deve ser devidamente escriturada no sistema fiscal da empresa. Essa escrituração é fundamental para a apuração de tributos e a transmissão de dados aos Fiscos.
Quando a escrituração é omitida, a empresa perde a rastreabilidade das operações, podendo ser penalizada com multas.
Segundo as regras estabelecidas pela Lei nº 12.766/2012, o descumprimento das obrigações de escrituração fiscal digital sujeita a empresa a multas que variam conforme o regime tributário:
- R$ 500,00 por mês ou fração para empresas enquadradas no Lucro Presumido;
- R$ 1.500,00 por mês ou fração no caso de empresas no Lucro Real;
- R$ 1.000,00 por mês para empresas que forem intimadas pela Receita Federal e não cumprirem o prazo estabelecido para entrega das informações.
Mesmo quando a entrega ocorre dentro do prazo, informações erradas ou incompletas também geram penalidades. Nesses casos, a multa corresponde a 0,2% do faturamento do mês anterior à entrega da escrituração, respeitando o valor mínimo de R$ 100,00.
Para evitar esse problema, é essencial que os processos de entrada e saída estejam integrados a um sistema que registre e valide automaticamente os documentos.
2. Quebra de sequência na emissão de NF-e
Na emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e), o campo “Série” indica a sequência numérica das notas emitidas. A legislação exige que essa ordem seja seguida rigorosamente, sem permitir lacunas na numeração.
Quando há uma quebra nessa sequência, o contribuinte deve comunicar o Fisco por meio do Pedido de Inutilização de Número da NF-e, que deve ser feito até o 10º dia do mês seguinte ao da ocorrência.
Essa inutilização funciona como uma forma de regularização espontânea por parte do contribuinte.
Para manter a conformidade fiscal, é fundamental realizar essa retificação dentro do prazo previsto.
3. Erros na aplicação de alíquotas de ICMS
O ICMS é um imposto estadual cuja incidência varia conforme o tipo de produto, o estado de destino e a operação envolvida.
Justamente por essa complexidade, falhas no cálculo ou na apuração podem resultar em recolhimento indevido, perda de crédito fiscal ou autuações.
Entre os erros mais frequentes estão a aplicação incorreta da alíquota e o uso equivocado da base de cálculo. Para reduzir riscos e garantir conformidade, é essencial manter as regras fiscais atualizadas no ERP, ou adotar uma solução como as da Avalara, que assegurem o correto enquadramento tributário em cada operação.
Irregularidades entre GIA x EFD e transporte de saldo credor incorreto na GIA
A GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) é uma obrigação mensal para empresas inscritas no ICMS. Nela, o contribuinte informa tanto a movimentação fiscal quanto o imposto a recolher no período.
Um dos campos da GIA, o de número 17, é destinado ao saldo credor da substituição tributária apurado na competência anterior.
Para preencher corretamente esse campo, é necessário importar os dados diretamente da Escrituração Fiscal Digital (EFD), usando o arquivo validado e assinado por meio do Programa de Validação e Assinatura (PVA).
Quando essa importação não é realizada, ou se houver divergência entre os dados informados na GIA e aqueles constantes na EFD, a empresa pode ser autuada pelo Fisco.
Por isso, garantir a consistência entre os sistemas é fundamental para manter a conformidade.
5. Uso incorreto de CFOP e CST
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) é um código obrigatório em todos os documentos fiscais que envolvem a entrada ou saída de mercadorias, bens e serviços.
Ele identifica o tipo de operação realizada e sua finalidade. Quando esse registro está ausente ou incorreto, a empresa fica sujeita à autuação fiscal.
Já o CST (Código de Situação Tributária) serve para indicar a origem da mercadoria e como ela será tributada ao longo de seu percurso no território nacional.
É por meio dessa codificação que o Fisco acompanha a arrecadação do ICMS. No caso de empresas enquadradas no Regime Normal de Tributação, o preenchimento correto do CST é indispensável e qualquer omissão ou erro pode comprometer a conformidade fiscal.
Divergências entre DCTF x EFD-C x DARF
A EFD-Contribuições é uma obrigação acessória digital prevista no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Esse arquivo deve ser enviado por pessoas jurídicas de direito privado para registrar a apuração das contribuições do PIS/Pasep e da Cofins, tanto nos regimes cumulativo quanto não cumulativo.
As informações declaradas incluem receitas, custos, despesas, encargos e aquisições que geram direito a crédito no regime não cumulativo.
Já a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) é entregue mensalmente e reúne os dados sobre os tributos e contribuições apurados no período.
O DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), por sua vez, é a guia que consolida esses tributos para pagamento. Ele tem a função de assegurar que os valores devidos sejam efetivamente recolhidos à Receita Federal.
Essas três obrigações estão diretamente conectadas, por isso, as informações declaradas devem ser consistentes entre elas.
Por exemplo: se uma aquisição for registrada na EFD-Contribuições, os tributos correspondentes precisam estar refletidos na DCTF e pagos via DARF, ou seja, qualquer divergência pode ser interpretada como irregularidade fiscal.
7. Diferenças entre DRE e obrigações acessórias (ECF, ECD, EFD-C)
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) é um relatório contábil que resume o desempenho financeiro da empresa em determinado período. Nele são apresentados os principais confrontos entre receitas, despesas, custos, provisões e investimentos, resultando no lucro ou prejuízo do exercício.
Essas informações não ficam restritas ao relatório gerencial. Elas precisam estar refletidas nas obrigações acessórias transmitidas ao Fisco, como a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
De entrega obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, a ECF consolida dados contábeis e fiscais conforme o regime de tributação adotado: lucro real, presumido ou arbitrado.
Outro documento fundamental nesse cruzamento de informações é a Escrituração Contábil Digital (ECD), que faz parte do SPED. Ela substitui os livros contábeis em papel e registra, em formato digital, todos os lançamentos e demonstrações que comprovam a movimentação financeira da empresa.
Por isso, os dados apresentados na DRE precisam estar alinhados com os registros enviados por meio da ECD e da ECF. Inconsistências entre esses documentos podem comprometer a integridade da escrituração e resultar em autuações fiscais.
Como manter a conformidade fiscal na prática
A gestão fiscal enfrenta dois grandes obstáculos no dia a dia das empresas: o primeiro é o uso de sistemas não integrados, o que compromete a consistência dos dados e dificulta o controle das obrigações. O segundo é o ritmo acelerado das mudanças na legislação, que exige atualização constante para evitar riscos de não conformidade.
Nesse cenário, falhas como preenchimento incorreto de campos, atrasos na apuração de impostos ou a tomada indevida de créditos tributários se tornam comuns, e representam apenas parte dos riscos que rondam o cumprimento das obrigações fiscais.
Manter o setor fiscal em ordem exige atenção a múltiplas frentes: interpretação da legislação, auditoria das notas recebidas, controle de prazos, cálculo correto de tributos, armazenamento seguro de documentos eletrônicos, entre outras demandas.
Diante de tantas exigências, contar com processos otimizados e soluções confiáveis não é apenas uma vantagem, é uma necessidade.
Por isso, a Avalara oferece soluções fiscais que integram tecnologia, automação, atualização automática da legislação e alta capacidade de processamento para auxiliar a sua empresa na busca por compliance fiscal.
Com nossas soluções, é possível reduzir falhas manuais, evitar autuações e ganhar eficiência em toda a cadeia de apuração e entrega das obrigações.
Otimize sua rotina fiscal e garanta a conformidade da sua empresa com as soluções da Avalara.
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