A área fiscal pode apresentar alguns problemas na Black Friday. Por isso, é importante prevenir e preparar a sua operação para lidar com esses imprevistos.
Complicações na emissão das notas fiscais são dificuldades comuns que os negócios enfrentam. Assim, durante a Black Friday, por ser um período com um maior número de vendas, os problemas podem se multiplicar. Consequentemente, as falhas afetam o atendimento ao cliente, a contabilidade e a área fiscal da empresa.
Nesse artigo, listamos os problemas mais comuns durante períodos de alta demanda, as rejeições mais frequentes e como seria a operação ideal. Confira:
1- Duplicidade de Notas Fiscais
Problemas de conexão ou de processamento da SEFAZ, além da geração de novos Documentos Fiscais com números já usados anteriormente podem causar duplicidade na emissão de notas fiscais.
Nos casos em que há duplicidade, o fechamento fiscal ficará diferente do fechamento financeiro. Gerando cobranças indevidas de impostos. Além disso, se a mensageria fiscal não identificar esse erro em notas fiscais autorizadas, a geração das notas por parte do ERP estará incorreta.
Acarretando em multas e autuações pelo não pagamento de impostos ou omissão de dados. Já imaginou esse cenário durante a Black Friday em que o volume de emissão é maior que o normal?
Para evitar a duplicidade de notas, é preciso garantir a auditoria dos Documentos Fiscais eletrônicos autorizados, garantindo que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.
Além disso, um sistema fiscal especializado que consegue controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos possibilita cancelar documentos inválidos, contribuindo para a equalização do fechamento fiscal e financeiro.
2- Impossibilidade de comunicação com a Sefaz
Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a SEFAZ podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos.
Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da SEFAZ. Os sistemas de gestão fiscal podem automatizar esse acompanhamento. Muitos deles possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, agilizando a emissão das notas.
Com a ferramenta certa, também é possível ativar a emissão em contingência automaticamente. No restabelecimento da comunicação com a SEFAZ, o software de mensageria fiscal deve ser capaz de reprocessar, reenviar, identificar duplicidades e solicitar a autorização de todos os cupons fiscais emitidos nesse formato.
3- Emissão em Contingência
Muitas empresas recorrem à emissão em contingência para evitar problemas de comunicação com a SEFAZ. Ao optar por isso, a emissão não é imediata. O cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida. Ou seja, é como se não tivesse sido emitida.
Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à SEFAZ.
O cliente poderá consultar a nota na SEFAZ e não a encontrará, porque a chave de acesso ainda não terá sido validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON. Portanto, para evitar falhas como essa é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.
Nesse cenário, um sistema que facilite a gestão é essencial. Dessa forma, é necessário também guardar o XML de todas as notas, inclusive as emitidas em contingência, para registrar a venda e tentativa de emissão.
Por fim, uma mensageria especializada é capaz de controlar o fluxo de contingenciamento de forma que reduza falhas no processo, evitando incoerência entre os documentos impressos e o documento fiscal autorizado posteriormente.
4- NCM Errado na Nota Fiscal
O NCM tem como objetivo controlar e identificar o tributo nos produtos que serão vendidos. É preciso se atentar a esse código, pois dados incorretos no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado pagando impostos incorretamente.
Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verificará os últimos lançamentos feitos e fará a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.
Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é necessário estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha.
Em situações assim, se o comerciante receber um produto com o código NCM incorreto deverá passar para seu fornecedor o código correto, para evitar autuação fiscal.
Rejeições mais comuns na operação Black Friday
Reunimos aqui as rejeições mais frequentes em períodos de alta demanda. Saiba os detalhes de cada uma e como solucioná-las acessando a Base de Conhecimento da Oobj. Em nossa BC, você encontra resoluções, tutoriais e informações essenciais para a sua operação fiscal. É um canal totalmente gratuito, atualizado regularmente para contribuir com a sua rotina de emissão e recebimento de documentos fiscais.
202: Falha no reconhecimento da autoria ou integridade do arquivo digital
204: Duplicidade de NF-e [nRec:999999999999999]
210: IE do destinatário inválida
212: Data de Emissão posterior a data de recebimento
365: Total de outras retenções difere do somatório dos itens
395: Endereço do site da UF da Consulta via QR-Code diverge do previsto
537: Total do Desconto difere do somatório dos itens
539: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso
610: Total da NF difere do somatório dos Valores compõe o valor Total da NF
635: NF-e com mesmo número e série já transmitida e aguardando processamento
773: Operação Interna e UF de destino difere da UF de origem
786: NFC-e de entrega a domicílio sem dados do Transportador
878: Endereço do site da UF da Consulta por chave de acesso diverge do previsto
Operação ideal durante a Black Friday
A complexidade que envolve o período da Black Friday na operação das empresas é realmente um ponto que necessita de atenção para que as vendas nessa data aconteçam sem maiores problemas.
Garanta que sua operação irá funcionar corretamente e não sofrerá com instabilidades em períodos de alta demanda.
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