A nota fiscal de entrada é um documento essencial para manter a conformidade fiscal e contábil das empresas que recebem mercadorias, bens ou serviços.
Embora muitas vezes menos discutida, sua correta emissão é tão importante quanto, especialmente para fins de escrituração e controle de estoques.
Neste artigo, explicamos em que situações a nota fiscal de entrada deve ser emitida, como preenchê-la corretamente e os principais cuidados para evitar problemas com o fisco.
O que é a nota fiscal de entrada?
A nota fiscal de entrada é um documento eletrônico registrado no sistema da empresa para formalizar a entrada de mercadorias, produtos ou serviços no estabelecimento.
Sua função principal é registrar, do ponto de vista do contribuinte recebedor, a movimentação fiscal desses itens, mesmo que não tenha sido ele quem realizou a emissão original do documento.
Em alguns casos, a empresa precisa emitir a nota fiscal de entrada por conta própria, principalmente quando o fornecedor não o faz, como em aquisições de produtores rurais ou importações.
Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída?
A principal diferença está no sentido da operação. A Nota fiscal de saída é emitida pela empresa quando vende ou transfere um bem ou serviço para um terceiro. Registra a movimentação de saída do item do estoque.
Já a nota fiscal de entrada registra a entrada de mercadorias no estoque da empresa ou de bens no patrimônio, sendo emitida pelo destinatário da operação, em determinados casos.
Quem precisa emitir a nota fiscal de entrada?
A obrigação de emitir nota fiscal de entrada recai sobre o comprador, que deverá emitir o documento nos seguintes cenários:
Importação de produtos
Quando a empresa adquire mercadorias do exterior, é necessário emitir a nota fiscal de entrada com base na Declaração de Importação (DI).
Retirada ou transporte por conta do comprador
Se o comprador se responsabilizar pela retirada ou pelo transporte do produto diretamente no estabelecimento do fornecedor, ele deverá emitir a nota fiscal de entrada para formalizar a operação.
Retorno de industrialização por profissional autônomo ou avulso
Nos casos em que uma empresa envia material para industrialização e o serviço é realizado por um profissional que não emite nota fiscal (como autônomos ou avulsos), a empresa contratante deve emitir a nota fiscal de entrada ao receber o produto transformado.
Fornecedor desobrigado de emitir nota fiscal
Quando o fornecedor não está legalmente obrigado a emitir nota fiscal, como microempreendedores individuais (MEIs), produtores rurais ou pessoas físicas, a responsabilidade pela emissão do documento fiscal de entrada é do comprador.
Aquisição por leilão ou processos similares
Em compras realizadas por meio de leilões, vendas judiciais ou situações análogas em que não há emissão de nota fiscal por parte do vendedor, o adquirente precisa gerar a nota de entrada para registrar a operação.
Devolução de mercadorias por parte do cliente
Ao receber de volta um produto devolvido pelo cliente, a empresa deve emitir uma nota fiscal de entrada vinculada à nota fiscal de saída original, com os mesmos dados da operação, ajustando os valores e tributos conforme necessário.
Retorno de mercadoria enviada para eventos
Se a empresa envia produtos para exposição, demonstração, feiras ou outros eventos e essas mercadorias retornam ao estoque sem terem sido vendidas, é necessário emitir uma nota fiscal de entrada para regularizar esse retorno.
Como funciona a entrada de mercadoria?
A entrada de uma mercadoria no estoque ou no ativo de uma empresa pode ocorrer de duas formas distintas, dependendo de quem é o responsável pela emissão da nota fiscal, confira:
Quando o fornecedor emite a nota fiscal de saída
Este é o modelo mais comum em operações entre empresas (B2B). O processo ocorre da seguinte forma:
- O fornecedor emite a nota fiscal de saída referente à venda realizada;
- O arquivo XML da nota é disponibilizado para o comprador;
- A empresa compradora dá entrada na nota em seu sistema de gestão (ERP), registrando a operação para fins de controle de estoque, escrituração fiscal e eventual aproveitamento de crédito tributário.
Esse fluxo é aplicável sempre que o fornecedor tem obrigação legal de emitir a NF-e.
Quando a empresa compradora deve emitir a nota fiscal de entrada
Em algumas situações, a empresa que recebe a mercadoria precisa emitir a nota fiscal de entrada por conta própria, pois o fornecedor não está obrigado a fazê-lo ou a operação exige um registro complementar. Esses são os principais casos:
- Entrada de produtos importados;
- Compras de fornecedores não obrigados a emitir NF-e (como MEIs, produtores rurais ou pessoas físicas);
- Aquisição de bens por meio de leilões;
- Retorno de produtos enviados para eventos;
- Devolução de mercadorias por parte do cliente;
- Retirada ou transporte de mercadoria por conta do comprador;
- Retorno de industrialização feita por profissional autônomo ou avulso.
Nesses cenários, a nota fiscal de entrada garante a regularidade da operação perante o fisco e viabiliza o controle contábil e fiscal da empresa.
Como emitir uma nota fiscal de entrada?
A emissão da nota fiscal de entrada é simples e, no geral, é necessário o preenchimento das seguintes informações:
- Natureza da operação: indica o motivo pelo qual a nota está sendo emitida, por exemplo, compra, devolução, importação ou transferência.
- Dados do produto: devem conter informações como descrição do item, quantidade, valor unitário, NCM e unidade de medida.
- Dados do fornecedor: incluem nome empresarial, CNPJ, inscrição estadual (quando houver) e endereço completo.
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): identifica a natureza da circulação da mercadoria ou do serviço. A escolha correta do CFOP impacta diretamente na escrituração fiscal.
- CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (para empresas do Simples Nacional): define o regime de tributação aplicável ao produto, determinando o tratamento fiscal na entrada da mercadoria.
Além disso, a nota fiscal de entrada pode ser gerada de duas formas: manualmente (emissão própria) ou por importação do XML (quando o fornecedor já emitiu a nota de saída). Veja como proceder em cada caso.
1. Emissão manual (quando o fornecedor não emite a NF-e)
Esse procedimento é comum em casos de importações, compras de MEIs ou devoluções de mercadorias.
Nesses casos, a responsabilidade pela emissão da nota fiscal de entrada é da empresa que está recebendo a mercadoria. Confira o passo a passo:
- Defina a natureza da operação (por exemplo: devolução, importação ou outra situação específica)
- Escolha o CFOP adequado, conforme o tipo de entrada
- Preencha os dados do fornecedor ou remetente
- Informe os detalhes do produto: quantidade, valor, NCM, entre outros
- Aplique o CST ou CSOSN correspondente e calcule os tributos, quando aplicável
- Transmita a nota fiscal para a Sefaz
- Armazene o XML e o DANFE pelo período legal de 5 anos.
2. Importação do XML do fornecedor (entrada automatizada)
Quando o fornecedor já emitiu a nota fiscal de saída, o processo de entrada pode ser feito de forma automatizada, a partir do próprio XML da NF-e. Essa prática é comum em sistemas integrados de gestão, confira:
- Importar o XML da nota fiscal diretamente no sistema de gestão;
- Validar os dados que foram preenchidos automaticamente;
- Revisar as informações e confirmar o conteúdo;
- Finalizar o lançamento da nota no controle de estoque e na escrituração fiscal.
Como obter o XML de uma Nota Fiscal Recebida?
O XML das notas fiscais eletrônicas recebidas é essencial para manter a empresa em dia com as obrigações fiscais e organizar os processos internos. Confira abaixo como fazer esse resgate direto pelo Portal Nacional da Sefaz:
- Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica
- Vá até a opção “Consultar NF-e completa”
- Insira a chave de acesso da nota (são 44 dígitos que identificam a NF-e)
- Com o certificado digital do destinatário, baixe o arquivo XML
Esse processo precisa ser feito sempre que a empresa realiza uma compra. É ele que garante a guarda legal do documento e a conferência das informações da nota.
Mas, na prática, fazer isso manualmente toda vez consome tempo e, em empresas que recebem muitas notas por dia, pode virar um gargalo. Além do download do XML, ainda há preocupações com armazenamento, organização e compliance.
Como baixar todas as notas fiscais recebidas de forma simples?
Consultar e baixar manualmente cada nota fiscal recebida pode ser um processo demorado, especialmente quando o volume de documentos é alto.
Para facilitar esse trabalho, é possível fazer o download direto da Sefaz, com automação do recebimento, validação e armazenamento dos documentos fiscais.
Com uma solução automatizada, as notas emitidas contra o CNPJ da empresa são acessadas de forma centralizada, sem a necessidade de buscar uma a uma. O acesso ocorre por meio de um portal web único, com os documentos armazenados de forma segura e organizada.
Esse tipo de ferramenta garante mais agilidade e visibilidade sobre a movimentação fiscal da empresa, reduzindo erros manuais e otimizando o controle das obrigações.
Na Avalara, atuamos justamente para simplificar e automatizar processos como esse, ajudando empresas a manterem a conformidade fiscal com mais eficiência e menos esforço operacional. Conheça nossas soluções e simplifique o dia a dia fiscal:
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