Sempre que há transporte de bens, é necessário que essa circulação esteja amparada por um documento fiscal válido. É aí que entra a nota fiscal de remessa. Ela é uma nota fiscal eletrônica, modelo 55, que registra a circulação de mercadorias ou de um bem, e seu principal objetivo é registrar essa operação perante o Fisco.
Ainda que não haja incidência de impostos, na maioria dos casos, a emissão correta da nota é fundamental para manter a empresa em conformidade com a legislação fiscal, além de garantir a segurança jurídica da operação.
Neste artigo, você confere o que é uma nota fiscal de remessa, quem deve emiti-la, para que serve e a sua importância nas operações logísticas.
O que é uma nota fiscal de remessa?
A nota fiscal de remessa é emitida quando há transporte de mercadorias ou bens de uma empresa para outra, para uma filial ou para o consumidor final. Isso inclui diversas situações, como o envio de produtos para conserto, demonstração, brindes, doações, testes, transferência entre filiais, participação em feiras ou exposições, entre outras hipóteses. Em todos esses casos, embora não haja venda, é indispensável a emissão do documento fiscal, que servirá de lastro para comprovar a legalidade da operação.
É importante destacar que a emissão da nota fiscal não está condicionada à ocorrência de uma operação tributada. Isso significa que mesmo em operações isentas ou com suspensão do ICMS, a obrigação acessória da emissão do documento permanece vigente. Trata-se de uma exigência legal que permite à fiscalização verificar todos os dados envolvidos no transporte de mercadorias.
Tipos de notas fiscais de remessa
Existem dois tipos de notas fiscais de remessa, a de entrada e a de saída.
A remessa de entrada é usada quando os bens ou mercadorias são recebidos pela empresa de uma outra empresa ou filial, sem acontecer uma transferência de propriedade, podendo ser uma remessa de bens para conserto ou manutenção.
Por outro lado, a remessa de saída é usada quando a empresa envia bens ou mercadorias para outra empresa ou filial, sem acontecer uma transferência de propriedade, podendo ser o envio de bens para teste ou para exposição em eventos.
Como é feita a tributação da nota fiscal de remessa
Embora, em regra, as remessas não gerem incidência de ICMS, há exceções que devem ser observadas com atenção. Como o ICMS é um imposto de competência estadual, a análise da tributação da operação depende da legislação de cada unidade federativa. Por isso, o contribuinte precisa consultar as normas específicas do seu estado para saber se a operação de remessa está sujeita à tributação ou se goza de isenção, suspensão ou diferimento do imposto.
Existem também as chamadas remessas simbólicas, que ocorrem quando não há efetiva saída física da mercadoria, mas sim uma simulação fiscal da transferência. Esse tipo de nota pode ser utilizada, por exemplo, para fins de ajuste contábil ou regularização de erros em documentos anteriores. Ainda assim, sua validade depende da autorização prevista na legislação estadual.
Quando se utiliza a nota fiscal de remessa
Entre os casos mais recorrentes de emissão da nota de remessa, destacam-se as operações de venda à ordem, em que há uma triangulação entre fornecedor, adquirente e destinatário final. Nessas situações, são emitidos documentos distintos para cada elo da cadeia comercial, e a nota fiscal de remessa representa a movimentação física da mercadoria, que muitas vezes segue diretamente do fornecedor para o cliente final.
Outro exemplo comum é o envio de mercadorias para mostruário ou demonstração, especialmente em eventos como feiras e exposições. Nesses casos, o ICMS pode estar suspenso, desde que a nota fiscal contenha os códigos fiscais corretos, como o CFOP 5.912 ou 6.912, e a descrição apropriada, conforme determina o Ajuste SINIEF 02/18. A operação deve ser regularizada com uma nota de retorno, com o CFOP 1.913/2.913, respeitando o prazo de 60 dias para que não haja exigência do imposto.
Há ainda situações como a consignação mercantil, onde o bem é entregue a um terceiro para venda em nome do remetente. Nessa hipótese, o ICMS é recolhido no momento da saída para o consignatário, e não há nova incidência quando o produto é vendido ao consumidor final. Já em casos de locação de bens móveis, como não há transferência de propriedade, o ICMS não incide e, geralmente, não há emissão de nota fiscal de remessa, exceto quando previsto na legislação.
Qual o CFOP da Nota Fiscal de Remessa?
Um dos aspectos mais relevantes na emissão da nota fiscal de remessa é o preenchimento do CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), que define a natureza da operação. Não há um único código aplicável a todas as remessas, já que ele varia conforme o tipo de operação e a origem e destino da mercadoria. Por exemplo, para remessas para conserto, os CFOPs mais comuns são 5.916 (saída estadual) ou 6.916 (saída interestadual), enquanto para retornos de conserto são usados os códigos 1.916 e 2.916.
Além disso, o código CFOP deve estar em conformidade com o CST (Código de Situação Tributária) utilizado.
Para as operações de simples remessa, os CSTs admitidos são:
- CST 00: Mercadorias não sujeitas ao ICMS;
- CST 40: Mercadorias sujeitas ao ICMS com alíquota zero;
- CST 41: Mercadorias sujeitas ao ICMS com redução de base de cálculo;
- CST 42: Mercadorias sujeitas ao ICMS com suspensão da exigibilidade do imposto;
- CST 50: Mercadorias sujeitas ao ICMS com alíquota normal.
A associação correta entre CFOP e CST garante a consistência fiscal da nota e evita autuações.
Como emitir e preencher corretamente uma Nota Fiscal de Remessa
A emissão da nota fiscal de remessa é realizada por meio dos mesmos sistemas utilizados para gerar uma NF-e convencional. Embora haja variações pontuais conforme a legislação estadual, a estrutura básica do documento segue um padrão nacional. É fundamental que a empresa informe corretamente todos os dados exigidos para que a operação esteja em conformidade com o Fisco, evitando riscos de autuação, retenção da mercadoria ou multas.
No momento da emissão, é necessário incluir:
- Dados do emitente: razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço completo;
- Dados do destinatário: razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço de entrega;
- Descrição detalhada dos produtos ou bens: nome, especificação técnica, código interno, entre outros;
- Quantidade e valor unitário e total dos produtos remetidos;
- Motivo da remessa: como conserto, demonstração, doação, teste, entre outros;
- Data de emissão e de saída da mercadoria;
- Prazo de retorno, quando aplicável (por exemplo, em remessas para demonstração ou manutenção);
- Número da nota fiscal anterior, em caso de retorno ou remessa complementar;
- Condições de transporte: tipo de frete (CIF/FOB), nome e CNPJ da transportadora, placa do veículo, etc.;
- Informações tributárias: CFOP adequado à operação, CST compatível, base de cálculo, alíquota e, se houver, o valor do ICMS;
- Observações adicionais, como número de ordem de serviço, contrato relacionado ou cláusulas específicas da operação.
Para garantir segurança jurídica e conformidade fiscal, é importante ter atenção aos detalhes no momento da emissão, além da utilização de um sistema confiável que facilite o preenchimento e a gestão das notas fiscais eletrônicas.
Informações essenciais para a emissão da nota fiscal de remessa
Na emissão de uma nota fiscal de remessa, é necessário que o contribuinte preencha corretamente uma série de campos que caracterizam a operação. Entre os principais campos que devem ser observados, destacam-se:
- CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): é o código numérico que identifica a natureza da circulação da mercadoria ou da prestação de serviço. Deve ser selecionado conforme o tipo de remessa e se a operação é interna ou interestadual;
- Natureza da operação: campo descritivo que informa o propósito da movimentação da mercadoria, como remessa para conserto, brindes, amostras grátis, feiras, demonstrações, entre outros;
- ICMS: pode ser aplicado ou não, dependendo do motivo da remessa e da legislação do estado de origem e destino. Em alguns casos, o imposto é suspenso;
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): aplicável apenas para produtos industrializados e com base na finalidade da operação. Em remessas sem transferência de propriedade, como para conserto, o IPI pode ser não-tributado;
- PIS e COFINS: em operações sem incidência de contribuição, como as de remessa, devem ser indicados com os códigos corretos de CST. Para empresas no regime de lucro real ou presumido, o CST 08 é geralmente utilizado;
- CST (Código de Situação Tributária): define a forma de tributação do ICMS. É um elemento essencial para garantir o correto enquadramento da operação;
- Origem da mercadoria: deve ser informada para indicar se o produto é nacional ou importado;
- Informações sobre o produto: é necessário descrever com clareza o item transportado, incluindo sua quantidade, unidade de medida, valor unitário e total;
- NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): código de oito dígitos que classifica os produtos conforme o padrão do Mercosul, essencial para identificar corretamente o tipo de mercadoria;
A importância da emissão correta e as penalidades pela omissão
Emitir a nota fiscal de remessa corretamente é mais do que uma exigência legal: é uma prática que protege a empresa contra sanções fiscais e problemas logísticos. Mercadorias que circulam sem documentação adequada estão sujeitas à apreensão, além da aplicação de multas e outras penalidades por parte do Fisco. Em alguns estados, a empresa pode, inclusive, ser impedida de operar até que a situação seja regularizada.
Por isso, é essencial que as áreas fiscal e contábil da empresa estejam alinhadas quanto à obrigatoriedade e aos detalhes técnicos da emissão da NF de remessa. O uso de soluções tecnológicas também pode ser um aliado importante, já que sistemas de gestão fiscal automatizados ajudam a evitar erros de preenchimento, a manter o controle de documentos e a garantir a conformidade com a legislação vigente.
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