Neste artigo, vamos mostrar quais são os 5 estágios no processo de automação no Recebimento Fiscal. Alguns desses moldes possuem mais brechas que outros modelos, possibilitando mais ou menos riscos fiscais.
Desde negócios que mantem seus processos de forma manual investem em sistemas automatizados e outras mantêm trabalhos manuais. Em que estágio sua empresa está?
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Riscos nos processos fiscais
É da natureza dos seres humanos aceitar riscos e temer mudanças. Porém, em algumas situações é essencial dar lugar a novas práticas para evitar tanta exposição à possíveis problemas.
Gerir processos fiscais e tributárias que abrem espaços para muitos contratempos não é estratégico. Se é possível evitar, por que não trabalhar com a prevenção e previsão de cenários? Além disso, estamos falando de adversidades que podem comprometer o funcionamento do seu negócio, resultar em autuações, engessar atividades e até perder dinheiro.
Por isso, é importante entender qual modelo a sua empresa adota para a gestão fiscal e o risco que é assumido junto com essa escolha.
Para fazer a projeção desses 5 cenários, foram feitas entrevistas, visitas e acompanhamentos de empresas reais em todos os portes e segmentos. Desde organizações de bens de consumo a produtores de matéria prima, de varejistas do segmento têxtil a grandes redes de restaurantes e fast food.
Vamos agora, exemplificar os 5 estágios existentes e assim, você poderá avaliar onde está o seu processo atual.
Zero automação no recebimento fiscal
Nesse estágio, o recebimento do XML da NFe é feito manualmente, assim como o controle das mercadorias recebidas. Resumidamente, a empresa que se encaixa nessa realidade:
- Não tem ciência dos documentos emitidos contra o CNPJ
- Não cumpre com a obrigação fiscal de armazenamento dos XML contida no manual do contribuinte
- Nenhuma validação fiscal ou tributária é realizada antes da mercadoria estar no estoque, linha de produção ou gôndola para venda
- Não realiza manifestações do destinatário eletrônicas
Com essas características, é possível que a empresa enfrente:
- Notas frias emitidas contra o CNPJ
- Processo judicial por parte de clientes pelo não armazenamento de notas
- Autuação fiscal
- Fraudes em operações triangulares e afins
- Retrabalho por possíveis problemas com notas fiscais que não foram validadas anteriormente
Automação no recebimento fiscal e guarda legal
Diferente da situação acima, existem empresas que fazem o recebimento automático do XML da NFe e armazenam pelo período legal o documento fiscal eletrônico. Porém:
- Não é feita a validação fiscal ou tributária antes das mercadorias saírem do estoque
- Realização de apenas algumas manifestações do destinatário eletrônicas, negando o desconhecimento da operação
Além de poder resultar em todos os problemas já descritos anteriormente, ainda é preciso se atentar para o armazenamento fiscal em um local seguro, para garantir a sua guarda legal.
Departamento fiscal apagador de incêndios
Há o estágio também em que a empresa recebe esse XML e faz a comparação com o pedido de compras sem o cruzamento de informações tributárias. Aqui:
- O estoque e departamento financeiro estão satisfeitos com o processo
- Setor Fiscal/Tributário segue correndo atrás dos gargalos deixados durante esse processo todo mês
Esse cenário expõe todo o processo fiscal a riscos, já que o cruzamento de dados não é feito. O que não proporciona identificar possíveis problemas com antecedências. Outro ponto preocupante é deixar o departamento fiscal correr atrás das inconsistências com muita frequência. Já parou para pensar se o setor fiscal parasse de apagar incêndios?
Cruzamento de informações tributárias
A 4° opção de estágio é o da empresa que recebe o XML automaticamente e faz a comparação com os pedidos, incluindo informações tributárias nesse cruzamento.
Em cenários como esse, a área do estoque, departamento financeiro e fiscal estão satisfeitos com o processo. Uma vez que os gargalos diminuem e o controle fiscal pode acontecer separadamente em cada setor. Porém, ainda não se encaixam um uma gestão fiscal de alta performance.
Monitoramento fiscal em tempo real
Empresas com o 5° cenário cumprem positivamente os pontos em que os outros estágios deixam a desejar. Além disso:
- Há o monitoramento constante da legislação e atualização tributária da base de dados tributária
- Existe quase ou nenhuma divergência nos pedidos de compra devido a antecedência no confronto de dados
- Em casos de possíveis divergência com a NFe do fornecedor, ele mesmo aplica as correções necessárias
Bom, criamos esses 5 tópicos para facilitar o encaixe da sua operação nas possibilidades. Mas é importante ressaltar que os gargalos e riscos são muito maiores que os exemplos que citamos nesse artigo.
O que preciso refletir sobre a minha operação?
Pensando sobre tudo o que foi falado até aqui. Separamos algumas perguntas essenciais que você precisa responder para melhorar a rotina fiscal da sua empresa:
- Qual o custo de manter cada um dos 5 estágios citados?
- É válido investir menos e enfrentar mais riscos e problemas?
- A minha operação é complexa o suficiente para investir em tecnologia e alcançar o último estágio? Qual o meio termo ideal para o meu negócio?
- Quais os resultados reais a minha empresa receberia ao evoluir o nível atual?
- Há retorno financeiro na automação do recebimento físico e fiscal ou, somente redução de riscos?
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