Entrada de mercadoria: veja como melhorar esse processo

Veja quais são os principais problemas e alternativas para melhorar o processo de entrada de mercadoria

Como controlar minhas Notas Fiscais de entrada?

Ter controle sobre as Notas Fiscais Eletrônicas de compra não é uma tarefa simples. Controlar todo o fluxo de recebimento físico está longe de ser responsabilidade da área fiscal / contábil e, depender que o mesmo funcione corretamente dentro do time recebimento físico, centro de distribuição e logística pode ser um pesadelo.

A seguir, veja alguns questionamentos simples e suas graves consequências que percebemos no dia a dia:

Problema:

O recebimento físico da mercadoria precisa ser priorizado, não há tempo ou conhecimento (por parte das pessoas responsáveis pelo recebimento) para consulta de informações fiscais e tributárias.

Consequências:

1. Pilhas e pilhas de DANFE’s acumuladas no final do mês para validação fiscal tributária aguardando escrituração;
2. NF-e’s que deveriam ter o recebimento físico rejeitado, ou terem sido canceladas por seus fornecedores com  o prazo de cancelamento expirado e mercadorias entregues já em uso;
3. Necessidade de interação constante com o fornecedor, requisitando notas fiscais eletrônicas complementares que nunca chegam, resultando em um SPED fiscal com GAP’S;
4. Registro de recebimento físico no ERP de uma NF-e cancelada, sendo que há outra NF-e emitida para aquela operação e que não foi registrada ou tomado o devido conhecimento por parte do recebedor;
5. Não escrituração de 100% das NF-e’s emitidas contra o CNPJ da empresa destinatária;
6. Não escrituração de 100% dos Conhecimentos de Transportes Eletrônicos emitidos contra o CNPJ da empresa destinatária;
7. Recebimento físico e escrituração fiscal em desacordo com as informações existentes no XML autorizado pelo fornecedor (informações tributárias incoerentes como ICMS interestadual, NCM de produtos etc, quanto quantidade de itens que podem influenciar no BLOCO K);
8. Após o recebimento físico, correto ou incorreto, a Manifestação do destinatário eletrônica não é realizada e, o fornecedor, por má fé ou erros do dia a dia, pode solicitar o “cancelamento fora de prazo”, gerando uma divergência entre o que a sua empresa registrou como recebido e, o que está de fato autorizado na SEFAZ;

Por fim, é notório que área fiscal/contábil das empresas está sempre “apagando incêndios”. Não é um trabalho proativo. Se percebe que em 90% dos casos é um esforço descomunal para se corrigir manualmente informações em livros fiscais nos curtíssimos prazos existentes para a entrega das obrigações.

Registro de Notas Fiscais de entrada

O fluxo negocial deve acontecer com perfeição para que a Entrada de NFe não seja um pesadelo. Porém, apenas uma olhada rápida no fluxo, percebe-se sua complexidade. Pois é  difícil manter o registro fiscal das notas de entrada sem problemas. Devido a existência de muitos detalhes e possíveis cenários que você precisa se atentar, como por exemplo:

1. Você, como destinatário da NF-e, deve escriturar a nota de acordo com as informações do XML. Portanto, depende que o “cadastro de produtos e impostos” do seu fornecedor esteja coerente com a legislação atual. Se você escriturar sem analisar tal informação, corre o risco de registrar NCM’s incorretos ou tomar créditos indevidos;
2. Para tornar os preços mais competitivos, informações tributárias podem ser manipuladas pelo seu fornecedor. Talvez o seu departamento de compras não perceba tais inconsistências antes de fechar / analisar / comprar de determinados fornecedores;
3. Antes do recebimento da mercadoria, quem irá realizar a entrega desses produtos (nos casos de transportadoras terceirizadas) emitirá conhecimentos de transportes eletrônicos envolvendo a sua empresa. Você precisa também ter controle e acesso a essa informação e alguns casos, realizar a escrituração da mesma;
4. Atenção e grande dependência do seu departamento de recebimento físico;
5. Dificuldades com contas a pagar, que já terão finalizado as transações financeiras de documentos que estão inconsistentes.

Portanto, é preciso se antecipar a todos estes acontecimentos. Assim, será possível trabalhar de maneira proativa evitando o recebimento incorreto. Todos esses pontos farão uma grande diferença em seu negócio, até mesmo no fluxo de trabalho dos departamentos.

Além disso, o controller, o supervisor e o analista fiscal precisam de tempo e ferramentas para trabalhar melhores estratégias fiscais e reduzir a carga tributária da empresa.

Assim, para facilitar essa sobrecarga na função e otimizar os processos fiscais a tecnologia se tornou uma grande aliada que contribui no fluxo de todas as demandas. É preciso utilizá-la da melhor forma possível para trazer vantagens a sua empresa.

Automatização de recebimento, validação e armazenamento de notas fiscais

Consultar e realizar downloads de notas fiscais diretamente da Sefaz otimiza o controle e o armazenamento dos arquivos XML. Assim, resulta em maior flexibilidade ao acesso das informações e ajuda seu negócio na manutenção das obrigações Legais. Isso é possível através do Oobj Recebe, que automatiza 100% do trabalho de recepção, validação e armazenamento dos documentos fiscais recebidos contra a empresa (NF-e, CT-e, MDF-e) e auxilia na gestão fiscal e na garantia do compliance fiscal.

Quer conhecer na prática como o nosso sistema funciona? Entre em contato conosco: