A mensageria fiscal pode ir muito além de apenas emitir e receber notas fiscais. O sistema utilizado para essas funções pode contribuir em muitos outros aspectos na gestão fiscal do seu negócio.
O sistema de mensageria fiscal é responsável pela comunicação com a Sefaz para que a nota fiscal seja emitida. Ou seja, o emissor NFe é quem valida as informações da empresa e do cliente e as manda para a Sefaz poder autorizar a nota. Mas além de apenas emitir a nota fiscal o programa pode exercer diversas outras funções para a sua empresa.
Funções do sistema de mensageria fiscal
Dentre as funcionalidades básicas que uma mensageria fiscal realiza, é possível listar as seguintes:
- Assinatura Digital
- Validação
- Envio de e-mail
- Impressão de documento auxiliar
Saiba mais sobre cada uma delas:
1. Assinatura digital direto no emissor de nota fiscal
Toda nota fiscal deve ser assinada digitalmente, é o processo que garante a veracidade dos dados da NFe. Sem a assinatura o documento não tem garantia de que o emissor estava apto a gerar a nota e nem que ele é quem diz ser. Logo, não tem validade jurídica. Além disso, a assinatura é que garante que a nota não foi alterada por terceiros.
A assinatura da nota fiscal pode ser feita diretamente no seu sistema de mensageria fiscal. Para isso, é necessário ter o certificado digital tipo A1 ou A3.
💡 Saiba mais sobre o certificado digital A1 e A3
2. Validação do documento
Validação para o emitente
Quando uma nota fiscal é gerada a Sefaz verifica as seguintes informações: assinatura digital, arquivo digital da NFe, numeração da NFe, emitente autorizado e a regularidade fiscal do emitente. Dessa forma, a secretaria verifica se parte das informações são válidas, não se responsabilizando pela credibilidade das demais.
Caso uma nota fiscal apresente erros na assinatura ou no formato do arquivo, a Sefaz apresentará o motivo da rejeição no formato de códigos. Uma ferramenta que interprete esses erros é importante, afinal, sem solucionar o problema provavelmente não será possível emitir a nota.
Validação para o receptor
Consultar a validade da NFe é um processo obrigatório para o destinatário. Afinal, durante a emissão da nota fiscal dados como: razão social, CEP, município e endereço não são verificados pela Sefaz. Logo, é importante que ao receber uma nota o seu software valide o documento para que você não corra o risco de estar com uma nota sem valor.
3. Envio automático de e-mail
Uma solução que realiza o envio automático de e-mail é útil em diversos casos. O próprio software de emissão pode enviar o documento para o email do destinatário, por exemplo. Além disso, há também a possibilidade do envio automático das notas para uma lista de e-mails configurada pelo próprio emitente. Assim, contadores e transportados também recebem os documentos sem gerar trabalho para o emissor.
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4. Impressão do documento auxiliar
Os processos internos geram impacto no desempenho geral da empresa. Imprimir o documento auxiliar da nota fiscal (DANFE) é uma etapa simples mas que pode gerar economia quando feita da maneira correta.
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Quando a solução fiscal utilizada para emitir a nota imprime o DANFE e o boleto na ordem correta é possível enviá-los junto com a mercadoria. Com isso, a necessidade de despacho por Correio é descartada, evitando custos adicionais.
Outro benefício da impressão automática é o auxílio na agilidade da logística, afinal, o contribuinte pode despachar a mercadoria assim que a nota é emitida.
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5. Inovação a partir da obrigação
Apenas emitir, receber e armazenar os documentos fiscais não é um diferencial que vai fazer o seu negócio decolar. Afinal, tudo isso representa uma obrigatoriedade. Mas com o sistema de mensageria fiscal ideal, a sua empresa tem a possibilidade de:
- Reduzir custos
- Facilitar processos logísticos e do setor fiscal
- Se prevenir contra notas frias
- Acompanhar o ciclo de vida completo dos documentos fiscais, evitando possíveis problemas
- Focar no objetivo central do negócio
Além disso, gerenciar um alto volume de documentos fiscais não é nada simples. Para evitar o retrabalho e trabalho manual, o ideal é contar com um portal inteligente que te auxilie no gerenciamento das notas fiscais.
Tudo isso que foi citado e muitas outras funcionalidades estão presentes no Monitor Oobj.
- Gestão de XML
- Emissão em todos os tipos de contingência
- Diversos relatórios em vários formatos: nota autorizada, rejeitadas e canceladas
- Reimpressão de documentos e muito mais
Revolucione a gestão dos seus documentos fiscais com a mensageria fiscal da Oobj e passe a vivenciar uma nova rotina fiscal de trabalho, com emissão em alta performance e gestão otimizada e automática.
Envie uma mensagem para nós e vamos conversar sobre como contribuir com a gestão fiscal do seu negócio:
A ferramenta e muito pratica e bastante efetiva, depois que foi implantada em nossos processos os tornou muito mais confiaveis e tambem simplificou muito a com a centralizacao de informacoes fiscais. Quando precisei de um suporte da Oobj tive um bom atendimento e uma excelente recepcao dos meninos do suporte! Espero que a equipe continue sempre com este excelente trabalho!