Contingência NFCe: o que fazer quando a Sefaz fica indisponível

Contingência NFCe: saiba como funciona esse tipo de emissão, o que fazer em situações assim e como evitar o caos quando a sefaz fica indisponível

Apesar dos sistemas receptores de DF-e terem uma excelente estabilidade, salvo caso pontuais de alguns ambientes autorizadores, é muito comum parada programadas, que são previamente informadas aos contribuintes, com datas e horários específicos de tempo de paralisação, e que exigem que as empresas utilizem os mecanismos de contingência disponíveis.

De qualquer forma, quando a Sefaz fica fora do ar o ideal é que a operação não pare, com o seu sistema de emissão continue operando normalmente de forma automática.

Emissão em Contingência

É durante esses períodos de indisponibilidade que as emissões devem ocorrer em modo de contingência. Ou seja, essa modalidade é usada quando o estabelecimento não é capaz, por algum motivo, de se comunicar com a Sefaz. Assim, as emissões devem ser transmitidas para a autorização logo após o término da indisponibilidade e quando o ambiente de autorização voltar a funcionar.

Porém, o sistema não deve apenas ter a funcionalidade de emissão em contingência. A solução fiscal deve ser capaz de agir de forma inteligente e automática quando a Sefaz fica fora do ar. Assim,  evita o colapso na operação e o risco de aparecer irregularidades fiscais é diminuído.

Este artigo apresenta algumas das funções básicas que os contribuintes devem ter acesso quando a Sefaz fica indisponível e os benefícios que esses diferenciais trazem.

Emissor NFCe e a Contingência Offline

Dentro do manual de boas práticas no desenvolvimento de emissor de NFCe há pontos específicos para contingência Offline. Colocamos aqui as funcionalidades mais básicas em relação a esse tipo de emissão:

1. A emissão em contingência offline como exceção:

A sefaz orienta que todas as emissões de NFCe devem ocorrer com autorização em tempo real. Apenas em momentos de indisponibilidades que a contingência deverá ser utilizada. Caso contrário, o contribuinte corre risco de multas.

2. Transmissão de NFCes emitidas em contingência:

Assim que os problemas técnicos acabarem, a solução fiscal deve transmitir as notas emitidas em contingência.

3. Emissão normal

Quando os problemas técnicos forem resolvidos, seja ambiente do cliente ou ambiente autorizador, deve-se voltar a emissão para o modo normal. Pois a contingência OFF-LINE deve ser usada apenas para problemas técnicos, e nunca emitir todas os DF-e´s em contingência e no final do dia transmitir os DFe´s para a Sefaz de Origem.

• Confirmação de Timeout: ao timeout ser confirmado, a operação sem retorno deve ser mantida em uma fila de “NFCe pendente de Retorno”. Uma nova NFCe terá que ser gerada em contingência com uma nova numeração (sequencial, com base na numeração anterior). No DANFE, deve estar informado que a NFCe foi emitida em contingência e pendente de autorização. Isso deve ser realizado até a normalidade da Sefaz ou do emissor.

4.Retorno à normalidade de emissão:

Após o ambiente de autorização voltar ao normal, a fila de “NFCe pendente de retorno” deverá ser tratada. Ou seja, verificar se a nota foi autorizada ou se não existe na Sefaz autorizadora. Pois se a nota estiver autorizada, ela deve ser cancelada e se ela não existir a numeração terá que ser inutilizada. Assim, deverá transmitir à Sefaz autorizadora as NFCes emitidas em contingência offline.

5. Data-hora de entrada em contingência

A data-hora da emissão de uma nota emitida em contingência deve ser a mesma em que aquela operação ocorreu. Assim como a data-hora do início da contingência deverá ser realmente real.

Todos esses pontos são básicos e podem ser executados de forma rápida, fácil e automática. Para saber como, leia o tópico a seguir:

Comunicação indisponível com a Sefaz: como evitar o caos

Uma solução de emissão NFCe deve possuir além do básico para evitar que a sua empresa seja prejudicada. Durante falhas no sistema, sua operação não pode ficar parada ou continuar emitindo notas em contingência enquanto o sistema de comunicação está disponível.

Se a comunicação com a Sefaz de origem fica indisponível, qual o procedimento adotado? Se nesses momentos os pontos de vendas ou software houses ficam um caos,  é importante rever sua solução emissora fiscal. É preciso que a mensageria fiscal seja imune às indisponibilidades de serviços dos sistemas receptores.

A solução de DFe deve ter todas as possibilidades de emissão em contingência (EPEC, SVC, OFF). O ideal, é que esse mecanismo de contingência seja automático e inteligente. De forma a entrar em contingência sem a necessidade de intervenção humana. Bem como passar a emitir de forma normal quando a comunicação retornar. Outro ponto essencial é acompanhar o reenvio das notas para Sefaz, o que evita a duplicidade de emissão e a inutilização de notas por conta de numeração.

Por fim, para garantir o compliance e não gerar mais trabalho durante esses períodos, a solução emissora deve garantir todos os pontos citados acima e oferecer os diferenciais. Se o seu emissor fiscal não tem tais facilidades, conheça nossas soluções.