Inutilização da NFe: Entenda quando e como realizar

Ao lidar com documentos fiscais, você pode se deparar com falhas relacionadas à sequência numérica da NFe. Essas falhas, geralmente causadas por erros técnicos ou operacionais, precisam ser regularizadas para evitar problemas com o Fisco.

Para não ter problemas com o Fisco, é necessário inutilizar a nota fiscal. Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre inutilização da NFe, como fazer e em quais casos utilizar esse recurso:

O que é uma Nota Fiscal inutilizada?

Toda Nota Fiscal Eletrônica (NFe) possui uma numeração sequencial. Por exemplo, se a nota fiscal nº 1000 foi emitida, a próxima precisa ser a nº 1001. Quando ocorre uma quebra nessa sequência, como por exemplo, por problemas técnicos, é necessário comunicar o ocorrido à SEFAZ por meio do processo de inutilização.

Porém, caso isso ocorra de forma involuntária, o emissor deve  comunicar à SEFAZ sobre esse problema e apresentar uma justificativa até o décimo dia do mês subsequente. Esse processo é definido como inutilização da NFe. 

A inutilização da NFe, informa aos órgãos de fiscalização que houve um erro no controle da numeração e que os números informados não serão utilizados em nenhuma nota fiscal.

É válido ressaltar que existe a possibilidade do Fisco não reconhecer o pedido de inutilização, caso seja identificado algum tipo de fraude.

Qual a diferença entre cancelar e inutilizar uma nota fiscal? 

O cancelamento ocorre após a autorização da NFe, quando há erro nos dados, como valores ou informações do destinatário. Já a inutilização é feita quando a nota fiscal não chegou a ser autorizada, mas houve um problema na sequência numérica, o que impede a continuidade das emissões.

Ou seja, para os órgãos responsáveis, como a SEFAZ e a Receita Federal, não houve emissão e envio da nota fiscal para comprovar o rendimento da venda de produtos ou prestação de serviços. 

Quais os motivos para inutilizar uma nota fiscal? 

Além da falha na sequência numérica da nota, existem ainda outros motivos para inutilizar uma nota fiscal: 

• Usuários que substituem os modelos antigos 1 ou 1A de documentos fiscais pela Nota Fiscal Eletrônica (NFe), mantendo a sequência numérica anterior;
• Situações em que algum imprevisto impede o envio ou recebimento do documento fiscal eletrônico; 
• Casos em que a empresa decide inutilizar números fiscais que não foram utilizados em um determinado período;
• Quebra na sequência não ser intencional, com intencional (fraude);
• A numeração da NFe não foi utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado ou autorizado. 

Em todos esses cenários, apenas a sequência numérica foi gerada, mas o documento fiscal em si não foi emitido. Isso pode levar as autoridades fiscais a interpretar que a empresa está ocultando faturamentos.

De acordo com a Lei nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, essa prática é considerada sonegação fiscal ― um crime que pode resultar em multa ou até mesmo em prisão de dois a cinco anos.

Quando não deve ser feita a inutilização da NFe?

A inutilização não deve ser realizada nas seguintes situações:

• Quando não houve quebra na sequência numérica.
• Quando a nota já possui um status como “cancelada”, “devolvida”, “rejeitada” ou “complementar”.

Nesses casos, o número já foi utilizado e não pode ser inutilizado.

Como inutilizar uma nota fiscal?

Para inutilizar a NFe, basta seguir esse passo a passo:

1. Fazer a comunicação da quebra de sequência com a SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente ao erro. Por exemplo, se a quebra numérica ocorrer em janeiro, você deve informar o Fisco até 10 de fevereiro.
2. Visto isso, é necessário entrar no seu emissor fiscal para cumprir o processo. No sistema da Oobj by Avalara, por exemplo, para inutilizar um documento, é necessário preencher o seguintes campos: Emitente, Modelo, Ambient, Ano, Série, Nº Inicial, Nº Final e Justificativa:
3. Por fim, é importante não esquecer de lançar nos livros fiscais, as notas de numeração inutilizada, sem os valores monetários e seguindo as regras de escrituração. 

O que acontece se o emitente não inutilizar uma nota fiscal?

Caso o contribuinte não realize a inutilização de uma nota fiscal que possua uma sequência numérica incorreta, algumas consequências podem acontecer, como:

• Inconsistências no sistema fiscal;
• Aplicação de multas, conforme a legislação estadual;
• Complicações durante auditorias fiscais;
• Bloqueio no envio de uma nova NFe até que a situação seja regularizada pelo emitente.

Por isso, ao identificar problemas na emissão de um documento fiscal, verifique possíveis erros na numeração. Além disso, ao solicitar a inutilização, é necessário apresentar uma justificativa para que a SEFAZ aprove a solicitação.

Como a Oobj by Avalara pode te ajudar?

Contar com um sistema de mensageria fiscal pode tornar esse e outros processos mais fáceis. Quando for necessário inutilizar uma NFe, o Oobj NFe poderá fazer isso para o seu negócio e garantir que você fique em dia com as suas obrigações acessórias. Além disso, com ele você tem:

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Fonte: Sefaz